担当者変更メールでよく使われる表現
担当者変更メールでよく使われるのが「本来であれば」「短い間でしたが」というクッション言葉です。前任者として後任者に引き継ぎメールを送ることがある場合は、使い方を理解しておくと便利です。
本来であれば
担当者変更メールでよく使われる表現のひとつが「本来であれば」です。文章の通り、担当者変更の挨拶は本来であれば対面で行うべきです。コロナの感染や場合によっては出張などでタイミングが合わず、最終出社日までに対面での挨拶が難しいケースも考えられます。
その場合は、「本来であれば」というクッション言葉を付けて、担当者変更の旨を先方に伝えましょう。「本来であれば直接ご挨拶に伺うべきところ、メールでのご連絡となり大変申し訳ございません」という言い回しが一般的です。
短い間でしたが
短期間で担当者変更があった場合は「短い間でしたが」という表現がよく使われます。担当期間の長さは職種にもよりますが、数カ月〜1年ほどで担当変更があれば、「短い間でしたが」と表現するのが適切です。
「短い間でしたが、◯◯様には大変お世話になりました」「短い間でしたが、各プロジェクトにご一緒させていただき、学びとなる部分が多くありました」などの言い回しがよく使われます。
社外・取引先向け担当変更メールの例文
社外・取引先向けの担当変更メールは、一文一文の表現に気を配ります。どんな理由があるにせよ、先方からすると突然の担当変更には変わりありません。今後の取引を不安に感じさせないよう、十分に配慮した連絡を心がけてください。
退職で担当者変更する場合
退職で担当変更することを取引先に伝える際、後任者が安心して仕事が任せられる人物であることを伝えましょう。退職日まで余裕を持って連絡し、直接挨拶する約束をすることも忘れないでください。退職理由を詳細に伝える必要はないため「一身上の都合」と一言添えましょう。
- 件名：担当変更のご挨拶【◯◯株式会社◯◯】
お世話になっております。
◯◯株式会社の◯◯です。
私事で恐縮ですが、一身上の都合により
◯月◯日付けで退職することとなりました。
これまで◯年間、貴社とのお取引を担当させていただき、大変勉強になりました。
今後、貴社とのお取引は弊社◯◯部の◯◯が担当いたします。
業界の知識と経験が豊富な担当者なので、ご安心ください。
・後任者連絡先
名前：◯◯（ふりがな）
メールアドレス：
電話番号（携帯）：
本来であれば直接お伺いするところ、メールでのご連絡となり申し訳ございません。
後日、改めまして◯◯よりご挨拶のご連絡をさせていただきます。
今後とも変わらぬご愛顧のほど、どうぞよろしくお願いいたします。
産休で担当者変更する場合
産休で担当変更する旨を取引先に伝える場合、いつから産休に入るのかを必ず伝えます。復帰目処が立っており、復帰後は再度担当することが決まっている場合には、その予定も併せて連絡しましょう。
- 件名：担当変更のご挨拶【◯◯株式会社◯◯】
お世話になっております。
◯◯株式会社の◯◯です。
私事で恐縮ですが、今年の◯月に出産を控えており、
◯月◯日より産前産後休暇に入らせていただきます。
それに伴い、◯月◯日以降、貴社の担当を
弊社◯◯部の◯◯に引き継ぎさせていただくこととなりました。
・後任担当者連絡先
名前：◯◯（ふりがな）
メールアドレス：
電話番号（携帯）：
貴社にご迷惑をかけることがないよう、責任を持って引き継ぎを行いますので
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
取り急ぎ、メールでのご連絡となり申し訳ございません。
後日、◯◯（後任担当者名）よりアポイントの連絡を差し上げますので、
直接ご挨拶にお伺いさせていただけますと幸いです。
今後とも変わらぬお引き立てのほどよろしくお願い申し上げます。
部署異動・人事異動で担当者変更する場合
部署異動・人事異動による担当変更を取引先に伝える場合、いつから誰に引き継ぐのかを明確にしておきます。突然、人事異動が行われることがあるので、「弊社都合により」「大変急なことではございますが」など、相手に迷惑をかけてしまうことを申し訳なく思っていることが伝わるような文面を意識してください。
- 件名：担当変更のご挨拶【◯◯株式会社◯◯】
お世話になっております。
◯◯株式会社の◯◯です。
大変急なことではございますが、弊社人事異動に伴い、
◯月◯日付けで◯◯部に異動することとなりました。
在任中は温かくご指導いただきましたこと、
改めて、厚くお礼申し上げます。
今後は、弊社◯◯部の◯◯が貴社を担当させていただきます。
自分と共に◯◯部立ち上げから携わっている人物ですので、ご安心ください。
なお、すでに引き継ぎは完了しております。
・後任担当者連絡先
名前：◯◯（ふりがな）
メールアドレス：
電話番号（携帯）：
後日、改めて◯◯と共にご挨拶にお伺いさせていただきますが、
取り急ぎ、まずはメールにてご報告差し上げました。
何卒よろしくお願いいたします。
新入社員に担当者が変更になる場合
後任担当者が新入社員になる場合、そのことを伝えてしまうと不安させてしまう可能性があるので、メールに書く必要はありません。ネガティブな表現にならないように、「業界に関する知識がある」「自分のサポートをしてきた信頼のおける人物」などと表現するのがおすすめです。
- 件名：担当変更のご挨拶【◯◯株式会社◯◯】
お世話になっております。
◯◯株式会社の◯◯です。
この度、◯◯（担当変更の理由を記入する）に伴い、
◯月◯日付けで貴社の担当を外れることとなりました。
◯年間、貴社の担当として取引をさせていただきましたが、
温かく、時には厳しくご指導いただき、大変お世話になりました。
後任は弊社◯◯部の◯◯が担当いたします。
◯◯業界に関する知識が豊富で、信頼のおける人物です。
担当者変更に伴い、貴社にご迷惑をかけることがないよう
万全の引き継ぎを行いますので、引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
本来であれば直接ご挨拶にお伺いすべきところ、
メールでのご報告となり申し訳ございません。
別途、後任の◯◯よりご連絡いたしますので、
後日、ご挨拶にお伺いさせていただく所存でございます。
今後ともご指導いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。
クレームを受けて担当者を変更する場合
取引先からクレームがあり担当変更を行う場合は、謝罪の一文や失礼をお詫びする一文を入れましょう。なかには理不尽なクレームもあるので、自社に非がある場合は謝罪を、非がない場合は不快にさせてしまったことをお詫びします。相手に不安を感じさせないよう、引き継ぎが十分であることも伝えます。
- 件名：担当変更のご挨拶【◯◯株式会社◯◯】
お世話になっております。
◯◯株式会社の◯◯です。
この度は、◯◯の件でご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。
社内で検討を行い、◯月◯日付けで担当を引き継ぐこととなりました。
突然の担当変更となり申し訳ございません。
今後は弊社◯◯部の◯◯が貴社との取引を担当させていただきます。
貴社にご迷惑をおかけしないよう、万全の引き継ぎを行いますので、
今後とも変わらぬお引き立てをよろしくお願い申し上げます。
