【例文】担当変更メールの書き方は？8つのポイントを解説｜後任者・前任者・社内・社外別

退職や人事異動、業務調整などで行う「担当変更」。担当者の変更が決まった後は、取引先の担当者宛に迅速に引き継ぎメールを送る必要があります。

初めて担当変更メールを送る際は、どんな内容を書けば良いか迷うもの。今すぐ使える書き方の8つのポイントや基本の書き方などを解説します。社内・社外別に例文もご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

担当変更メールの書き方・送信時の8つのポイント

営業職では一人ひとりが複数の企業を担当することがほとんど。退職や人事異動などで担当変更の必要がある場合、顧客に担当変更メールを送る必要があります。失礼にあたらないよう、担当変更メールの書き方や送信時のポイントを押さえておきましょう。

それぞれのポイントの詳細を解説していきます。

ポイント1．基本的には前任者から担当者が変更することを伝える

担当変更メールを書く際の1つ目のポイントは、基本的に前任者から担当変更があると伝えることです。

担当変更のメールは、基本的に信頼関係を築いてきた前任者が送ります。その際、CCに後任者のアドレスを入れ忘れることがないように注意してください。人事異動や退職で担当変更がある場合は、ほかのさまざまな引き継ぎも同時進行となりますが、先方へ失礼がないよう丁寧な引き継ぎメールを送り、最後まで誠実に対応しましょう。

ポイント2．業務遂行に支障が出ないタイミングで引き継ぎをする

担当変更メールを書く際の2つ目のポイントは、業務遂行に支障が出ないタイミングで引き継ぎすることです。

担当変更は、新しい担当者が業務を始める前に引き継ぎを終えておくのが基本です。挨拶がない段階で後任者からメールが届いたり、電話があったりすると先方が驚いてしまいます。これまでの信頼関係を崩すことにもなりかねません。

後任者の業務遂行にも支障が出るので、担当変更が決まり次第、早いタイミングで担当変更メールを送りましょう。

ポイント3．一斉送信ではなく個別に連絡する

担当変更メールを書く際の3つ目のポイントは、一斉送信ではなく個別に連絡することです。

複数の顧客に対して担当変更の連絡をする際、一斉送信は失礼にあたります。文章構成自体は1通ずつ変える必要はありませんが、個別で連絡するほうが丁寧な印象を与えられ、後任者とも良好な関係を築きやすくなります。余裕があれば、印象的なエピソードも交えた担当変更メールを送りましょう。

ポイント4．担当者変更のメールであるとわかりやすい件名にする

担当変更メールを書く際の4つ目のポイントは、担当変更のメールであることがわかる件名にすることです。

メールの件名は「担当変更のお知らせ【株式会社◯◯】」「【株式会社◯◯】退職に伴う担当変更のお知らせ」などとするのが一般的です。件名を見ただけで内容を想像できるよう、要件と社名（自身の名前）を入れましょう。

ポイント5．いつから、誰に担当者が変更になるのか明記する

担当変更メールを書く際の5つ目のポイントは、担当変更時期と後任の担当者を明記することです。

担当変更メールは今までの感謝を伝えることと、新しい担当者への引き継ぎの2つの役割を担っています。担当変更時期を明確に伝え、必要に応じて後任者の紹介も添えましょう。

ポイント6．ネガティブな理由や表現は使わない

担当変更メールを書く際の6つ目のポイントは、ネガティブな理由や表現は使わないことです。

担当変更メールには通常、担当変更の理由を添えます。本当の理由が別件で忙しい、担当を外されたなどネガティブな内容であったとしても、顧客にそのことを伝える必要はありません。前向きな理由に言い換えて、安心して取引を続けられることを印象付けましょう。

ポイント7．感謝やお礼を伝え、安心してもらえる内容にする

担当変更メールを書く際の7つ目のポイントは、感謝やお礼を伝え、安心してもらえる内容にすることです。

担当変更メールを送る際、滞りがないように後任への引き継ぎに意識が向きがちです。これまでの感謝やお礼を伝え忘れることがないよう注意しましょう。なかには、担当期間が短いためあまり思い入れがないケースも考えられます。必ずしも具体的なエピソードを添える必要はないので、自分の言葉で感謝を伝えましょう。

ポイント8．後任者の紹介をし、必要に応じて挨拶の場を設ける

担当変更メールを書く際の8つ目のポイントは、後任者の紹介をし、必要に応じて挨拶の場を設けることです。

後任者の紹介は、簡潔に「今後は弊社の◯◯が担当させていただきます」だけでも構いません。余裕があれば、「後任の◯◯は入社依頼、私のサポートとして経験を積んできた信頼のおける人物でございます」と経歴が伝わる文章を添えるのもおすすめです。

担当引き継ぎまで時間があるのであれば、挨拶の場を設けてください。特に、長期的な関係の顧客や自身がよくお世話になっていた顧客の場合は、後任担当者を連れて直接挨拶に伺いましょう。基本はオフラインですが、相手の状況にあわせてオンラインでの挨拶も検討してみてください。