ただ、目標に対してあまりにも期日が短いと、従業員のモチベーションを下げることや長時間労働を強いることになりかねません。
外部の信頼を損ねないためにも、エラーが起きてしまう可能性も考えながら期日を設定しましょう。
- 現状を把握する
目標と期日が決まったら、組織の現状を把握しましょう。
プロジェクトを達成するために人材や資金、時間などのリソースは足りているか、スキルは十分であるのかを把握します。
特に新しいプロジェクトを進める場合、従業員は現状の仕事も並行しながら新たな取り組みに時間を割くことになるでしょう。
いずれも質が下がらないように、現在個々が受け持っている業務のボリュームや時間を客観的にわかるように書き出し、プロジェクトの業務を配分すると、作業が進まない事態を避けられます。
- 課題や起こりうるリスクを考える
プロジェクトは見積もりどおりにうまくいかないケースがしばしばあります。そのため、課題や起こりうるリスクを検討しましょう。
例えば新しいプロジェクトを行うなかで、人材面でのリソースが多くかかる工程では、一時的に既存の業務に関わる従業員が手薄になってしまうケースも考えられます。
また、業務の歴が浅い従業員がプロジェクトに多く関わる場合、スキル不足による遅延も考えられます。
経営層だけでなく、現場の声も聞くことで、あらかじめ想定できるリスクをできる限り洗い出しましょう。
- 課題への対処法を考える
課題を洗い出した次は対処方法を考えると、万が一の際にも焦らず適切に対応が可能です。
仮に、プロジェクト開始前に発生すると予測できる困難であれば、計画の修正や人材育成などを行い、事前に課題をつぶしてからプロジェクトを進めることができるでしょう。
プロジェクトの進捗によって途中で起こりうるリスクであれば、その際にどのように対応するかを練っておくことが大切です。
そうすることで、なるべくエラーが起きないようにしたり、実際に起きたとしてもなるべく時間をロスしないようにしたりといった対応ができます。
- マイルストーンを設定する
