【例文】入金確認メールの書き方の5つのポイント・テンプレート｜確認できないときの催促方法も解説

入金が確認できない場合はどうする？

支払い期日をすぎても入金が確認できない場合は、相手に入金状況を確認する連絡を入れます。その際、注意したいポイントがいくつかあるので解説します。

悪気ない失念や、トラブルが発生している可能性があるため丁寧に対応する

入金の催促メールを送る際、相手を責めるようなキツい言い方をしてしまうと、今後の取引を継続しづらくなってしまいます。入金が確認できない場合、悪気ない失念やトラブルが発生している可能性を考慮し、丁寧に対応しましょう。

一方的に追及するのは避け、優しくソフトな文面になっているか、送る前に十分に確認してください。

行き違いになっている可能性がある

相手が期日ギリギリに支払いを済ませた場合、それに応じて入金が反映されるタイミングも遅れます。催促のメールを送った後、行き違いで送金される可能性もあるため、その点を考慮した文章にしましょう。

改めて請求情報を記載し、入金の催促を行う

入金の催促や確認をするためのメールには、改めて請求情報を記載しておくと親切です。場合によっては、請求に関する連絡が迷惑メールフォルダに振り分けられていたり、アドレスにミスがありそもそもメールが届いてなかったりする可能性が考えられます。

請求情報を記載しておけば相手がメールを探す手間が省けるうえ、別途請求内容を送信するこちらの手間も少なくなります。

記載する請求情報は、請求番号・請求日付・金額・内容・支払い期日などです。状況にあわせて、項目を増やしたり減らしたりして適切な内容のメールを送りましょう。

入金の催促や確認をするためのメールの例文

期日までに入金を確認できない場合、相手に対して確認や催促の連絡をします。その際、相手に非があったとしても責めるようなことはせず、入金の事実がないことを確認して欲しい旨を伝えるに留めます。メールには該当の請求書を添付します。入金確認をしやすくするため、振り込み時の情報を共有してもらう一文も記載しましょう。