【例文】入金確認メールの書き方の5つのポイント・テンプレート｜確認できないときの催促方法も解説

商品やサービスの購入後、確認するのが入金の有無です。入金が確認できた後は、相手に対して必ず確認ができた旨を連絡します。

ビジネスシーンにおいて入金確認メールを書く際は、いくつかポイントがあります。相手と良好な関係を築き、気持ちの良いやりとりを行うためには基本的な書き方を押さえておきましょう。

本記事ではシーンにあわせて書き換えて使えるテンプレートをご紹介。入金の確認ができないときの催促方法についても解説します。

入金確認メールは取引先のために送信すると親切

商品やサービス購入後の入金が確認できた後、振り込みをしてくれた相手に対してお礼を伝える入金確認メールを送ります。取引先は正しく入金がされているか不安を抱えているはずなので、安心してもらう意味でもお礼メールは送る必要があります。

入金確認メールが漏れると相手に不信感を与えるほか、時にはトラブルにも繋がる可能性があります。良好な関係性を築き、今後もスムーズなやり取りを行うため、入金確認メールの送信忘れがないように注意しましょう。

ビジネスシーンで入金確認メールを書くときのポイント

入金されたことを確認した後は、振り込みに対応してくれた取引先に対してお礼のメールを書くのがビジネスマナーです。入金確認後、早めに連絡を入れることはもちろん、他にも気をつけたい点がいくつかあります。相手に失礼がないよう、入金確認メールを書くときのポイントを押さえておきましょう。

ポイント1．入金確認後、早めに連絡をする

ビジネスシーンで入金確認メールを書くときの1つ目のポイントは、入金確認後、早めに連絡することです。

指定口座に入金があったことを確認したら、先方に早めに連絡を入れましょう。先方が入金作業を行っていても、実際にその入金がきちんと処理されているか、先方は不安に感じるものです。

日頃からこまめに入金をチェックすることをルーティン化しておけば、入金確認の連絡を素早く行えます。

ポイント2．入金額を記載し、必要に応じて領収書を送付する

ビジネスシーンで入金確認メールを書くときの2つ目のポイントは、入金額を記載し、必要に応じて領収書を送付することです。

入金確認後にメールを送る際は、領収書の発行についても記載しておくと親切です。具体的には、郵送するのか、それともPDFファイルを送付するのかを明記します。

相手から事前に領収書の発行形式を指定されている場合は、その形式にあわせた形で領収書を送付しましょう。

ポイント3．入金を確認したことがわかりやすい件名にする

ビジネスシーンで入金確認メールを書くときの3つ目のポイントは、入金を確認したことがわかりやすい件名にすることです。

用件がわかりやすい件名にすると、確認漏れや確認を後回しにされるといったことを防げます。「ご入金ありがとうございます｜株式会社◯◯」「ご入金を確認しました｜株式会社◯◯」など、件名には用件と社名を入れるようにしましょう。

ポイント4．入金への感謝の言葉を添えると印象

ビジネスシーンで入金確認メールを書くときの4つ目のポイントは、入金への感謝の言葉をそえることです。

入金を確認した事実に加えて、感謝の一文が入っていると相手に好印象を与えられます。素早く対応してもらった場合は「迅速なご対応ありがとうございます」、急ぎで対応してもらった場合は「急なお願いにもかかわらず、素早くご対応いただきありがとうございます」などと書き、感謝の気持ちを伝えましょう。

ポイント5．今後の対応がある場合は、対応内容や流れを記載する

ビジネスシーンで入金確認メールを書くときの5つ目のポイントは、今後の対応がある場合は、対応内容や流れを記載することです。

例えば、入金後に商品を発送する場合は発送する製品や発送予定日などを伝えます。領収書の原本を郵送する場合は、領収書の宛先と郵送日を記載します。対応内容や流れの説明が漏れてしまうと、相手に確認の手間をかけてしまうので注意してください。