【例文】確認不足のお詫びをするメールの書き方は？ポイントと基本の構成を解説

ビジネスシーンで確認不足を防ぐためのポイント

確認不足はビジネスシーンにおいて起こりやすいミスのひとつです。「ヒューマンエラー」とも呼ばれており、大小さまざまなトラブルに繋がるため、企業としてはできる限りの対策を行っておきたいところです。

確認不足を防ぐためのポイントは、システムの導入や社内のチェック体制の強化・改善、ナレッジの蓄積などがあります。

例えば、資料の送付を失念してしまったのであれば、本文に「添付」「送付」「資料」などの単語が入力されている場合に、送信前の確認アラートを出すシステムを導入してみるのも対策方法のひとつです。

システムの導入が難しい場合は、人的な対応策ではありますが社内の確認体制を強化・改善することも検討してみてください。過去に起こったミスを同様の業務を行っている従業員に共有することも、確認不足を防ぐことに繋がります。

重要なメールを見落としてしまうと、後々大きなトラブルに発展してしまいます。取引先や顧客との信頼関係にも悪い影響を与えるため、メールの見落としがないように問題が発生する前に対策しておきましょう。すぐにできる2つの方法をご紹介します。

メールを見落とさないようにするには、まずメールボックスを確認する習慣を付けることが大切です。例えば、毎日同じ時間に「メールをチェックする」と予定を入れておけば、メールボックスを確認する習慣が徐々に身につきます。

朝の通勤時間をメールの確認時間に使うのもひとつの方法です。電車やバスの中で昨日の夜から朝にかけて送られてきたメールを確認し、すぐに返信できるものは対応してしておきます。会社に着いてから対応する必要がある連絡は、スケジュールのタスクに入れておけば、対応忘れを防げます。

メールボックスを確認していたけれど、見落としが発生してしまった場合はメールボックスの整理を行いましょう。

使っているメールツールの中には、連絡を色、タグで分けられる機能が搭載されているものがあります。頻繁にやりとりしているメールアドレスは重要度高のボックス、営業メールは重要度低のボックスと振り分けられるようにあらかじめ設定しておけば、重要なメールが埋もれてしまうトラブルを避けられます。

また、日頃から不要なメールを削除することも、メールの見落としを防ぐのに効果的です。