【例文】確認不足のお詫びをするメールの書き方は？ポイントと基本の構成を解説

誰でも一度はやったことのある確認不足によるミス。対策はもちろん必要ですが、ヒューマンエラーの一種なので、どうしても確認不足は発生してしまいます。大切なのは、確認不足による不手際が起きた後の対応です。

本記事では、お詫びをするメールの基本構成について解説する他、状況やミスの内容別の例文もご紹介します。謝罪の気持ちを伝えつつ、相手との関係を継続するために注意したい文面作成時のポイントも解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

本記事の内容をざっくり説明

確認不足に気づいた際のお詫びメールを作成するポイント

取引先や上司などからの連絡を見落としてしまった場合、お詫びメールを送るのはビジネスマナーの基本です。確認不足によって仕事に支障が出るだけでなく、相手からの信用も失っているわけですから、お詫びする際は細部にまで気を配りましょう。お詫びメールを書く際のポイントを3つご紹介します。

確認不足に気付いた際はすぐに対応し、お詫びをすることがもっとも重要です。

例え、重要な連絡ではなかったとしても、返信がないことで相手はちゃんとメールが届いているのか不安に感じています。ミスの大小にかかわらず、確認不足に気付いた後は迅速にお詫びメールを送りましょう。

お詫びメールを送る際は、謝罪の連絡であることがひと目見て分かる件名を付けます。例えば、「◯◯についてのお詫び」「【お詫び】◯月◯日のメールに関する対応遅れについて」などの件名が好ましいです。

確認不足により納期が迫っている場合には、件名に「重要」や「至急ご確認願います」と例ます。ただし、自身の確認不足により至急対応が必要になっているので、相手に不快感を与える可能性があります。状況や相手との関係性を見極めて、適切に使い分けましょう。

お詫びメールを書く際は、自分が原因であることを潔く認めることも大切です。確認不足が起きてしまった原因は説明する必要がありますが、理由をただ述べただけだと言い訳に聞こえてしまいます。

原因や理由が何であれ、結果として確認不足が起きてしまったことは事実です。自分の過失によって見落としが発生したことを真摯に受け止め、反省している姿勢を見せましょう。相手の信用を取り戻すためにも、自分の誤りを潔く認めて誠実な対応を心がけてください。