確認不足をお詫びするメールの基本構成
確認不足をお詫びするメールの基本構成をご紹介します。通常のビジネスメールを意識すれば問題ありませんが、お詫びメールの特徴は最初に謝罪をした後、ミスが発生してしまった経緯や今後のミスを防ぐための対応策を伝えることです。
- 宛名…社名や相手の名前
- 挨拶…いつもお世話になっています、お世話になっていますなど
- 自分の名前と所属する社名
- お詫びの言葉
- 原因や経緯
- 今後の対策
- 締めの挨拶
確認不足をお詫びするメールの例文
確認不足をお詫びするシーンは、社外・社内を問わずさまざまあります。謝罪しなければならない内容もさまざまです。よくある確認不足をピックアップし、それぞれ例文をご紹介します。
社内向け
社内で確認不足によるミスが発生した場合も、お詫びのメールを送る必要があります。ただ謝罪の気持ちを伝えるだけでなく、今後の対応策をしっかりと明記し、実行に移す姿勢を見せることも大切です。
- 件名：契約書（◯◯社宛）の確認漏れの件について
本文：
◯◯部
◯◯部長
お疲れ様です。
◯◯部の◯◯です。
表題の件、確認依頼をいただいた◯◯社宛の契約書につきまして
確認と対応が期日より遅れてしまったこと、誠に申し訳ございませんでした。
◯◯部長にお声掛けいただき早急に対応ができましたが、
部長を含め関係各位の皆様に多大なるご迷惑をおかけしたこと、お詫び申し上げます。
原因は私のスケジュール管理不足にあります。
タスク管理ツールやリマインド機能などを活用し、
二度と不手際が発生しないように対策した上で、業務に臨む所存です。
今後ともご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。
社外向け
社外の方とのやりとりの中で確認不足による不手際が発生した際は、ミスの大小に関係なくお詫びメールを送るのが基本です。ミスにはさまざまな種類がありますが、特に多くの方に迷惑のかかるサービスのシステムトラブルに関するお詫びの例文をご紹介します。
- 件名：システムトラブルに関するお詫び
本文：
◯◯株式会社
◯◯様
お世話になっております。
◯◯株式会社の◯◯です。
平素は弊社サービス「◯◯」をご利用いただき誠にありがとうございます。
◯月◯日◯時〜◯時までアクセス障害が発生し、
一部機能をご利用いただけない状況となっておりました。
◯◯様にはご迷惑をおかけしてしまいお詫び申し上げます。
システムトラブルによるアクセス障害であったことが原因です。
至急対応を行い、現在は全ての機能を正常にご利用いただけます。
同様のことが起こらないように、システム改善に努めて参りますので、
今後とも弊社のサービスをご愛顧いただきますようお願い申し上げます。
資料送付ができていなかった場合
資料送付の失念は比較的起こりやすいミスのひとつです。送付できていないことに早めに気付くことができれば大きなトラブルに発展することは避けられますが、長時間が経過している場合は相手から催促されて気付くことも少なくなく、その際はより丁寧な対応が求められます。
- 件名：【お詫び】◯◯資料の送付について
本文：
◯◯株式会社
◯◯様
お世話になっております。
◯◯株式会社の◯◯です。
先ほどお送りしたメールにて◯◯資料の送付が漏れておりました。
私の不手際により、◯◯様にご迷惑をおかけしてしまい誠に申し訳ございません。
今後はより一層確認を徹底する所存ですので、
何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
支払日が誤っていた場合
支払日を誤って伝えてしまっていた場合には、早急な対応が求められます。すぐに相手にお詫びのメールを送り、正しい支払日を改めて伝えましょう。金銭が関わる確認不足は、プロジェクトのスムーズな進行を妨げる他、信頼関係にも悪い影響を与える可能性があるので、慎重に対応しましょう。
- 件名：【お詫び】◯◯の支払い期日について至急ご確認お願いいたします
本文：
◯◯株式会社
◯◯様
いつもお世話になっております。
◯◯株式会社の◯◯でございます。
「◯◯」の支払い期日を誤って伝えておりました。
◯◯様には多大なるご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ございません。
正しくは、◯月◯日がお支払いの期日となります。
お手数をおかけいたしますが、社内でのご共有をお願いできますと幸いです。
今後はより慎重な確認を行うよう社内の確認体制を強化する所存です。
引き続き、よろしくお願い申し上げます。
修正点を見落としていた場合
契約書や見積書など、資料に対する何らかの指摘を受け、その修正を見落としていた場合も、お詫びメールを送っておくと相手に丁寧な印象を与えられます。修正点の見落としにより、相手が再度連絡する手間が発生してしまっているので、丁重に謝罪の気持ちを伝えましょう。
- 件名：資料「◯◯」の修正漏れについてお詫び申し上げます
本文：
◯◯株式会社
◯◯様
いつもお世話になっております。
◯◯株式会社の◯◯でございます。
資料「◯◯」についてご指摘の点の修正が反映されておらず
再度ご指摘を受ける形となり誠に申し訳ございません。
改めて、全ての修正点を反映させたファイルを送付いたしますので、
恐れ入りますが再度ご確認をお願いいたします。
私の不手際により、◯◯様にご迷惑をおかけしてしまったことをお詫び申し上げます。
資料のダブルチェックなどの対策を行い、再発防止に努める所存です。
本来であれば電話で謝罪するべきところ、メールにて失礼いたしました。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
就活の場合
連絡が遅れてしまうと就活の結果に響きかねません。もし内定をもらっているのであれば、入社前に悪い印象を与えてしまう可能性があります。しっかりと謝罪の気持ちを伝え、誠実に対応しましょう。
- 件名：◯◯のお返事に関するお詫び
本文：
◯◯株式会社
採用ご担当 ◯◯様
お世話になっております。
◯◯大学◯年の◯◯です。
◯月◯日にお送りいただいた◯◯に関するお返事が遅くなってしまい
大変申し訳ございません。
私の確認不足が原因でご迷惑をおかけしてしまい
深くお詫び申し上げます。
このようなことがないよう、今一度しっかりと気を引き締め
二度と同様のことが起きないよう対策する所存です。
この度はご迷惑をおかけしてしまい、申し訳ございませんでした。