フォローメールを送るタイミング・時間帯
フォローメールは顧客や見込み客がアクションを起こした直後に送るのが基本です。
たとえば商談後のフォローメールなら商談が終わり、社用車や自社に戻ったタイミングで送るといいでしょう。問い合わせへのフォローメールも、対応終了からなるべく時間を空けずに送りたいです。
ただ、資料請求や無料お試しプランへの申し込みなどに対するフォローメールは、少し時間を置いてから送るのもいいでしょう。
資料を受け取った直後に資料の感想を伺うメールを送っても、相手はまだ資料を読めていないはずです。無料お試しプランも同様で、資料を読んだりサービスを利用してみたりする前に感想を聞かれても、相手は困ってしまいます。
感想を伺えないばかりか、「急かされている」「こちらの都合を考えていない」と、かえってイメージダウンにつながるリスクもあります。
このような場合、その見込み客が資料請求や無料プランへの申し込みなどの「初回アクション」を起こした時間にフォローメールを送りましょう。たとえば18時に資料請求をした見込み客に対しては、翌日の18時にフォローメールを送ります。
初回アクションを起こした時間は、その人がインターネットにアクセスしている可能性が高い時間です。資料請求や無料お試しプランへの申し込みなどのアクションを起こしていることから、購買意欲が高くなる時間である可能性も高いです。
効果的なフォローメールを書く9つのポイント
フォローメールをただ送るだけでは、大きな効果は得られません。効果的なフォローメールを書く9つのポイントを紹介するので、これらを意識しながらPDCAサイクルを回し、フォローメールをブラッシュアップしていきましょう。
- ポイント1．メールの目的を明確にする
- ポイント2．件名はシンプルにする
- ポイント3．送信者名を「自分の名前（社名）」にする
- ポイント4．本文に相手の名前を入れ1対1のコミュニケーションをする
- ポイント5．感謝の気持ちを伝える
- ポイント6．意見や感想を募る
- ポイント7．装飾は控えめにする
- ポイント8．セールスは控えめにする
- ポイント9．HTMLメールで送る
ポイント1．メールの目的を明確にする
効果的なフォローメールを書く1つ目のポイントは、「まずはメールの目的を明確にする」ことです。
フォローメールの主な目的は関係構築ですが、顧客の声の収集や見込み客の育成などの目的もあります。このようなプラスアルファの目的を明確にすることで、より効果的なフォローメールを送れます。
たとえば顧客の声の収集が目的ならセールスは控え、商品やサービス、資料などの感想を伺うための文章にボリュームを割いた方がいいでしょう。見込み客の育成が目的なら、相手の悩みやニーズを伺ったり、オウンドメディアやメルマガなどのお役立ちコンテンツに誘導したりするのが効果的です。
ポイント2．件名はシンプルにする
効果的なフォローメールを書く2つ目のポイントは、「件名はシンプルにする」ことです。
内容が一目でわかるような、15文字ほどの短い件名を心がけましょう。相手の受信ボックスにはたくさんのメールがあります。一つひとつの件名をしっかり読む人は少なく、ぱっと見ただけで内容がわからなければメールを開いてもらえません。15文字ほどに抑えるのは、PCでもスマホでも件名を省略させずに表示するためです。
ほかのメールに埋もれないよう件名に【】や★などを付け、目立たせたいと思うかもしれませんが、このような装飾は開封率にあまり影響しません。むしろ装飾の分、内容を伝えるために使える文字数が減ってしまいます。
ポイント3．送信者名を「自分の名前（社名）」にする
効果的なフォローメールを書く3つ目のポイントは、「送信者名を「自分の名前（社名）」にする」ことです。
たとえば自分が株式会社ユーノートの山田太郎なら、送信社名を「山田太郎（株式会社ユーノート）」にします。
これはメールの受け取り手に、送信者側の人間性を感じさせるためです。送信社名が社名、もしくは「社名（個人名）」だと、企業という無機質な組織から送られてきたただの広告メールと受け取られ、開かれにくくなります。
「個人名（社名）」のひとりの人間から送られてきたと感じさせる、有機質的なメールの方が開いてもらいやすいのです。
ポイント4．本文に相手の名前を入れ1対1のコミュニケーションをする
効果的なフォローメールを書く4つ目のポイントは、「本文に相手の名前を入れ1対1のコミュニケーションをする」ことです。
相手の名前を入れるのも、メールを無機質にしないためです。相手の名前を入れることで、「企業対個人」の不特定多数に送られているメールではなく、「個人対個人」の特別なメールであるという印象を強められます。
送信者名を「個人名（社名）」にし、メールの文頭に「○○さま、先日は○○をしていただきありがとうございました。」のような一文を入れることで、フォローメールはただの広告メールから1対1のコミュニケーションに変わります。
ポイント5．感謝の気持ちを伝える
効果的なフォローメールを書く5つ目のポイントは、「感謝の気持ちを伝える」ことです。
フォローメールは商談や資料請求、お試しプランへの申し込みなど、相手のアクションに対して送るメールです。まずは相手がアクションを起こしてくれたことに対して、感謝の気持ちを伝えましょう。
返報性の原理といって、人間には人から何かをしてもらったときにお返しをしたくなる心理があります。
「本日は○○さまの貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。」「いつも当サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。」のように感謝の気持ちを伝えることで、自社に好感を持ってもらえるでしょう。
ポイント6．意見や感想を募る
効果的なフォローメールを書く6つ目のポイントは、「意見や感想を募る」ことです。
基本的に、フォローメールでは意見や感想を募りましょう。たとえば商談のお礼のフォローメールなら、「本日は○○さまの貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。商談にお持ちした資料にわかりづらい点や気になる点はなかったでしょうか？」のように感想を伺います。
お客さまの声を集め商品やサービス、サポート体制の改善に活かせるうえ、相手に「自分のことを気にかけてくれている」と感じてもらえます。
ポイント7．装飾は控えめにする
効果的なフォローメールを書く7つ目のポイントは、「装飾は控えめにする」ことです。
絵文字を入れたりフォントを華美にしすぎたりすると、文章が読みにくくなります。最後まで読まれず離脱される恐れがあるうえ、リッチさを出そうとした装飾が「安っぽい」「売り込みっぽい」と感じられ、逆効果になってしまうかもしれません。
ただ、装飾を一切してはいけないわけではありません。本当に重要な部分、目立たせたい部分だけを太字や色つきにする程度を心がけましょう。
ポイント8．セールスは控えめにする
効果的なフォローメールを書く8つ目のポイントは、「セールスは控えめにする」ことです。
フォローメールは、その名のとおりフォローのためのメールです。セールスのためのメールではありません。
フォローメールでセールスをしすぎると、相手に「売り込みばっかり」「こちらの気持ちを何も考えていない」と感じられてしまい、イメージダウンにつながるでしょう。
もちろん、セールスを一切してはいけないわけではありません。興味・関心が高まっている見込み客にメルマガや無料お試しプランの登録を促すというように、相手の気持ちやニーズを踏まえて効果的にセールスをはさみましょう。
ポイント9．HTMLメールで送る
効果的なフォローメールを書く9つ目のポイントは、「HTMLメールで送る」ことです。
HTMLメールとは、メールに画像を添付したり、フォントを編集したりできるメールのことです。フォローメールでは装飾を控えるべきですが、重要部分のフォントを目立たせたり、文章で伝えにくいことを画像で伝えたりすることでフォローメールの効果を高められます。
また、HTMLメールはメールの開封率や添付したURLのクリック率などの計測が容易です。これらの数値を分析し、改善を繰り返すことで、より効果的なフォローメールを作成できるようになるでしょう。
