電話で名前間違いのお詫びをする方法
重要な顧客や、長期間取引をしている顧客の場合、電話で謝罪を行うと丁寧な印象を与えられます。今後の関係継続に影響を与えるので、電話での謝罪が必要だと判断した場合は、メールだけではなく電話でも対応しましょう。
次に、電話でお詫びするときに注意したい電話のマナーと、会話例をご紹介します。
電話でお詫びするときのマナー
まず注意したいことは、相手の忙しい時間帯は避けることです。仕事が忙しいと考えられる時間帯や、昼休憩の時間帯も避けるのが無難です。
そのうえで、言い訳や否定をしないことも大切です。ミスが発生してしまうような状態があったとしても、それは相手には関係ありません。丁寧な言葉で素直に謝罪の気持ちを伝え、今後の再発防止についても共有しておくと好印象を与えられます。
電話でお詫びするときの会話例
電話でお詫びするときは、長々と説明せず簡潔に謝罪を述べるのが適切です。理由は包み隠さず正直に伝えましょう。相手が忙しいなか電話に対応していることに対するお礼についても、きちんと伝えてください。
- いつもお世話になっております。
◯◯株式会社の◯◯です。
いま数分お時間を頂戴してもよろしいでしょうか。
先ほどお送りしたメールにて、◯◯様の名前を間違えて記載してしまいました。
確認不足により、不快な思いをさせてしまい誠に申し訳ございません。
今後はこのようなことが起こらないように確認を徹底して参りますので、
何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
この度は大変申し訳ございませんでした。
お忙しい中、貴重なお時間をいただきありがとうございました。
失礼いたします。
手紙で名前間違いのお詫びをする方法
重要な取引先に対して名前間違いのミスを起こしてしまった場合、送り先の相手によっては手紙を用いた謝罪が適切です。お詫びの文面でさらなる誤記が発生しないよう、細心の注意を払いつつ手紙を作成しましょう。
手紙でお詫びするときのマナー
手紙でのお詫びは、メールや電話とは書き方やマナーが異なるので十分に注意しましょう。まず、頭語と結語を入れます。通常の手紙であれば時候の挨拶を入れますが、ビジネス文書においては不要です。その後は、メールと同様にお詫び・原因・再発防止対策の順番に触れます。
宛先には、社名・個人名を入れます。続いて、差出人として自社名・住所・電話番号・自分の氏名を明記します。発行日または提出日も漏れがないように注意してください。
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手紙でお詫びするときの例
手紙でお詫びするときの例もご紹介します。メールでのやりとりが一般化した現在では、手紙を書く機会はほとんどありません。慣れない言い回しを使うことになりますが、ビジネスパーソンとして知っておくと今後、謝罪の場面でスムーズな対応が可能になります。
- 日付：令和◯年◯月◯日
宛先：◯◯株式会社 ◯◯部 ◯◯様
差出人：◯◯株式会社 ◯◯部 ◯◯
住所：郵便番号◯◯◯-◯◯◯◯ ◯◯区◯◯ ◯-◯-◯
本文：
謹啓
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
この度は、当方の不手際により◯◯様のお名前を誤って記載し、
不快な思いをさせてしまい誠に申し訳ございませんでした。
緊急で連絡をすべき状況において、最終確認を怠っていたことが原因です。
◯◯様に不快な思いをさせてしまったこと、深くお詫び申し上げます。
今後、同様のミスを起こさないための対策といたしまして
社内で送信前の確認ルールを設け、徹底いたします。
何卒ご容赦のほどお願い申し上げます。
甚だ略儀ではございますが、書面にてお詫び申し上げます。
