ビジネスシーンのやりとりのなかで発生してしまう「名前間違い」。単なる表記の誤りだと思う方もいらっしゃるかもしれませんが、ビジネスシーンでは信頼関係に影響を与える致命的なミスです。なるべく素早く、丁寧かつ誠実に対応する必要があります。
本記事では、そんな「名前間違い」が起きてしまった際に送るお詫びメールのマナーとポイントを解説。電話や手紙を使った謝罪方法についてもご紹介します。
- お詫びメールを送る際のマナーとは？
- メールで名前間違いを謝罪するときの例文をご紹介
- 電話・手紙で謝罪する際のマナーとは？
ビジネスシーンでの名前間違いは致命的なミスだと心得る
名前間違いは、ビジネスシーンでは致命的なミスだと言われています。読み手の気持ちになってみるとわかりますが、自分のアドレスに届いた連絡に記載されている名前が異なっていると、自分が読んで良いメールなのかどうかがわからず、不安な気持ちになります。
テンプレートのようなメールで名前が間違えていると、軽視されていると感じ不快になることも。最初の連絡でまったくの他人の名前でのメールが届くと、関係性を発展させることは難しくなります。
また、競合他社の社名と間違っていたり、他の取引先の名前が入っていたりすると、取引先の情報流出にもつながり、会社に不利益を出す可能性も高いです。
ケアレスミスだと考えがちですが、名前間違いは企業間の信頼関係に影響を与える可能性もある致命的なミスです。気づいた時点で迅速かつ適切な対応が必要です。
名前間違いのお詫びメールをするときのマナーと5つのポイント
名前間違いに気付いたら、すぐに対応するのがビジネスマナーです。謝罪する手段は基本的にはメールで構いません。再度、宛名を間違えることがないよう十分に注意しつつ、ご紹介する5つのポイントも意識して、相手に失礼がないお詫びメールを送りましょう。
- ポイント1．発覚した時点で迅速かつ誠実に対応する
- ポイント2．名前を間違えたことのお詫びだとわかる件名にする
- ポイント3．誤送信した原因を説明し、再発防止対策を伝える
- ポイント4．メールの削除を依頼する
- ポイント5．必要に応じて電話や手紙で謝罪する
ポイント1．発覚した時点で迅速かつ誠実に対応する
名前間違いのお詫びメールを送る際の1つ目のポイントは、発覚した時点で迅速かつ誠実に対応することです。
日々、さまざまな顧客とやりとりをしていると、気を付けていたとしてもミスは発生してしまうもの。大切なのは、ミスに気付いたときの対応とそのスピードです。名前間違いが発覚したら、その時点ですぐに対応しましょう。
その際、誠実な対応も重要なポイントです。誠実な対応とは、言い訳や否定をしないことです。せっかく素早くお詫びの連絡を入れても、文面に言い訳や否定が含まれていると無責任な印象を与えかねません。
どんな事情があったとしても連絡内容に記載することは避け、謝罪のみを誠実に伝えましょう。
ポイント2．名前を間違えたことのお詫びだとわかる件名にする
名前間違いのお詫びメールを送る際の2つ目のポイントは、名前を間違えたことのお詫びだとわかる件名にすることです。
お詫びのメールに限らず、ビジネスメールでは用件を件名に入れることが基本的なルールです。理由は、件名がわかりにくいと対応の優先順位が下がり、確認を後回しにされてしまうことがあるからです。
例えば、「先日のメールについてお詫び」「申し訳ございません」などの件名は、送り手が何らかのミスを犯したことはわかりますが、何についての謝罪なのかは読み取れません。「誤記のお詫び」「宛名表記のお詫び」など、具体的な用件を件名に入れましょう。
ポイント3．誤送信した原因を説明し、再発防止対策を伝える
名前間違いのお詫びメールを送る際の3つ目のポイントは、誤送信した原因を説明し、再発防止対策を伝えることです。
ただ謝罪をしただけでは、読み手は納得ができません。謝罪と原因の説明、再発防止対策はセットで記載すると考えましょう。
名前間違いが発生してしまった原因は、包み隠さず正直に書きましょう。理由のほとんどは確認不足ですが、そのほかに社内の共有不足、慌てて送信したなども考えられます。読み手の気持ちになって、納得してもらえる説明ができているかを確認しましょう。
再発防止対策もさまざま考えられます。定型文ではなく、自社で決めた対策内容を説明するようにしましょう。
ポイント4．メールの削除を依頼する
名前間違いのお詫びメールを送る際の4つ目のポイントは、メールの削除を依頼することです。
新たに正しい表記でメールを再送する場合に、名前間違いのメールは削除してもらうように依頼することも大切です。その際は「お手数をおかけいたしますが〜」「厚かましいお願いではありますが〜」と枕詞を付けると、相手に丁寧な印象を与えられます。
企業によっては名前のミスであれば削除依頼を出さなくて良いこともあるので、先輩や上司に指示を仰ぎましょう。
関連記事：ビジネス枕詞とは？クッション言葉一覧をシーン別に紹介
ポイント5．必要に応じて電話や手紙で謝罪する
名前間違いのお詫びメールを送る際の5つ目のポイントは、必要に応じて電話や手紙で謝罪することです。
名前間違いをお詫びする手段は基本的にメールで問題ありませんが、相手によっては電話や手紙での謝罪も検討してみてください。例えば、企業の社長や代表、長期的に取引している企業などが挙げられます。
一人で判断するのが難しい場合は、先輩や上司に相談してみてください。電話や手紙での謝罪はメールの場合と注意するポイントが異なります。きちんと下調べをして、相手に失礼がないように対応しましょう。
