ガントチャートとは？作り方や管理の注意点、おすすめのツールとテンプレートを紹介

ガントチャートの作り方5ステップ

ガントチャートは全体のスケジュール感を把握する役割を果たすため、なんとなくで作成すると不具合が生じることもあります。タスクやそれにかかる時間や作業順を正しく把握し、作成することが重要です。

次に、ガントチャートの作り方を5つのステップに分けて紹介します。

STEP1．タスクを洗い出す

まずはプロジェクトを進めるうえで必要なタスクを洗い出しましょう。WBSを活用し、「親タスク→子タスク」の順に洗い出していくことで、タスクの抜け漏れを防ぎやすくなります。

STEP2．タスクにかかる時間を見積もる

タスクの洗い出しができたら、各タスクにかかる時間を見積もりましょう。まずはタスクを1日で終わるものとそうでないものに分け、1日で終わらないものには必要な日数、そのタスクに着手する日付と完了予定・完了しなければならない日付を決めます。

STEP3．タスク同士の関係を明確にする

タスクにかかる時間と併せて、タスク同士の関係も明確にしましょう。「タスク1→タスク2→タスク3」のようにタスクを進める順番を整理し、クリティカルパスを設定します。クリティカルパスと、どのクリティカルパスにも含まれない、いつ進めても構わないタスクを分けておくことも大切です。

STEP4．各タスクの担当者を決める

タスクの整理が済んだら、誰がどのタスクを実行するのか担当者を決めます。ここでは各担当者のスキルや適正はもちろん、クリティカルパスも意識するといいでしょう。

クリティカルパスに含まれるタスクにスキルの高い担当者や作業の早い担当者を配置することで、スケジュールに遅れが出づらくなります。関連性の高いタスクを相性のいい担当者でつなぐことで、意思疎通や連携がスムーズになり、作業の効率や品質を高められるでしょう。

STEP5．ガントチャートへの記入・共有

タスクの整理と担当者決めがすべて終わったら、ガントチャートにタスクを記入し、関係者と共有します。

ガントチャートには「ある程度の時間がかかるタスク」「クリティカルパスに含まれるタスク」を記入しましょう。1日で終わる細かなタスクをすべて書き入れてしまうと、ガントチャートが見づらくなり、管理が煩雑になります。

たとえばオウンドメディアの立ち上げで「記事を執筆する」というタスクが100個あったとして、100記事すべてをガントチャートに記入したらどうなるでしょうか。「11/1～11/15に25記事目まで」「11/16～11/30で50記事目まで」というように、ガントチャートでは大枠で管理しましょう。

このような細かなタスクはガントチャートよりも、カンバン式のタスク管理が適しています。