ナレッジベースを作るときの5つのポイント
全社で活用されるナレッジベースを作るには5つのポイントがあります。ただナレッジを蓄積するのではなく、これらの点を意識して作成してみてください。
- ポイント1.利用者が利用・管理・更新しやすいUIのツールを選ぶ
- ポイント2.情報が検索しやすいツールを選ぶ
- ポイント3.ナレッジを蓄積する際のルールを決める
- ポイント4.タイトルや構成はシンプルにわかりやすく作成する
- ポイント5.一度作成したら終わりではなく、定期的に管理し育てる意識を持つ
ポイント1.利用者が利用・管理・更新しやすいUIのツールを選ぶ
ナレッジベースを作るときの1つ目のポイントは、利用者が利用・管理・更新しやすいUIのツールを選ぶことです。
ナレッジベース導入後の活用度を左右する1つの要素が利用のしやすさです。ここで言う利用とは、情報へのアクセスのしやすさを指します。データベースそのものの使い方が複雑だと、せっかく導入しても利用者は増えません。
もう1つの要素が管理・更新のしやすさです。ナレッジベースを運用する担当者目線で考えましょう。管理や更新に手間がかかる場合、ナレッジベースに最新の情報が蓄積されにくいため、利用者にとって有益なツールではなくなってしまいます。
機能が多くても使い方が複雑なものだと使われなくなってしまうため、最低限の機能を満たしていて使いやすいUIのものを選ぶことがおすすめです。
ポイント2.情報が検索しやすいツールを選ぶ
ナレッジベースを作るときの2つ目のポイントは、情報が検索しやすいツールを選ぶことです。
ナレッジベースを使う際にもっとも重視したいのが検索性の高さです。キーワード検索だけでなく、タグ検索やカテゴリ検索など、使用するツールによって搭載されている検索機能は異なります。ナレッジに多角的にアクセスできるツールを選ぶのがおすすめです。
ポイント3.ナレッジを蓄積する際のルールを決める
ナレッジベースを作るときの3つ目のポイントは、ナレッジを蓄積する際のルールを決めることです。
ナレッジベースは多種多様な情報が集められる場所だからこそ、ルールを設定しなければ使い勝手が悪くなってしまいます。運用を始める前には必ずルールを決め、社内に周知させましょう。
例えば、ナレッジに蓄積するべき情報かどうかを一度担当者が確認、検討するフローを設けます。実際に登録できる権限にも制限をかけておくと安心です。
ポイント4.タイトルや構成はシンプルにわかりやすく作成する
ナレッジベースを作るときの4つ目のポイントは、タイトルや構成はシンプルにわかりやすく作成することです。
いくらさまざまなナレッジが蓄積されていたとしても、ファイル名がわかりにくかったり、ファイルに辿り着くまでの構造が複雑だったりすると、使いにくくなってしまいます。部署を横断して共有される可能性があることを考慮して、シンプルにわかりやすいタイトルを付けましょう。
構造は事業部単位・部署単位・プロジェクト単位などで区切ると、求めている情報に辿りつきやすくなります。
ポイント5.一度作成したら終わりではなく、定期的に管理し育てる意識を持つ
ナレッジベースを作るときの5つ目のポイントは、一度作成したら終わりではなく、定期的に管理し育てる意識を持つことです。
業務に必要な情報は日々変化していくものです。特に近年は変化のスピードが早く、半年前は有効とされていたことも、半年後には有効な手段として利用できなくなることもしばしば発生します。
ナレッジベースは蓄積されているナレッジを定期的に管理することで、活用し続けられるデータベースとして育っていきます。運用ルール策定時には、ナレッジ見直しのタイミングも同時に決めてしまいましょう。