ナレッジベースとは？作り方と、構築時に使えるツール・ポイントを解説

ナレッジベースを構築するときに使えるツール

ナレッジベースを一から作るには膨大な時間がかかります。多くの便利ツールが展開されているので、データベースの形式や必要な機能を洗い出してから、適切なツールを導入しましょう。大きく5種類に分けたツールについて解説します。

データベースツール

「データベースツール」はその名の通り、データベースの作成・管理ができるツールです。さまざまな企業がツールを展開しており、なかには無料でお試しできるものもあります。

データツールは比較的簡単に使えるのが一番の特徴です。社内のさまざまな資料を一元管理・検索・抽出が容易に行えます。

ヘルプデスク

「ヘルプデスク」は、社内や顧客からの問い合わせ内容を蓄積してデータベース化し、FAQ形式でまとめる際に便利なツールです。社内外のFAQを一元管理できるので、顧客対応の効率化が期待できるほか、品質向上も期待できます。

ヘルプデスクのなかには、顧客からの問い合わせやクレームを自動でデータ化し、蓄積する機能を備えたツールもあります。その場合は、自社チャネルとの連携が可能かどうかをチェックしましょう。

グループウェア（社内SNS）

「グループウェア（社内SNS）」とは、ファイルの共有やスケジュールの管理をチャット・メッセージ形式で行えるツールです。ビジネスメールのような丁寧な文章を作成する必要がないので、リアルタイムかつスピーディーに情報の共有ができます。

ほかのツールと違うのは、社内で相互のコミュニケーションが取れることです。ナレッジを蓄積するだけでなく、社内SNSとして活用できるのがメリットです。

データマイニングツール

「データマイニングツール」は、社内で蓄積している大量のデータ（ビッグデータ）を分析し、経営戦略やマーケティング戦略、営業支援などに役立てられるツールです。統計学やAIを用いてツールが分析を行うのが特徴です。

データマイニングツールは、ビッグデータをグループごとに分類したり、関連性を抽出したり、特定の事象の発生予測・要因を立てたりできる機能が搭載されています。手作業では膨大な時間がかかる作業を、短時間で効率的に行えて便利です。

企業内検索システム（エンタープライズサーチ）

「企業内検索システム（エンタープライズサーチ）」は、企業のシステム内に散らばったデータを横断検索し、欲しい資料を瞬時に探し出せる便利なツールです。GoogleやYahoo!などの検索エンジンを使うような感覚で使えるのが特徴です。

エンタープライズサーチは、情報収集や資料検索の時間を短縮できるのがメリット。社内で資料の場所を知る方がいない場合でも、簡単に目当てのデータを見つけられます。なかには、データの最終更新者が表示されるツールもあり、最新の情報かどうかを確認できるのも便利です。