信書の定義は「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」です。簡単にいうと宛名のある文書、「〇〇マンションにお住まいの皆さま」のような宛先を特定できるメッセージの書かれた文書がこれにあたります。
本記事では信書とは何か、簡単な見分け方や、送りたい文書が信書にあたるかわからないときの対処法を解説。信書に該当する文書・該当しない文書の一覧や信書の送り方・移送方法も解説します。
- 信書とは何か、どのような書類がこれにあたるのか
- 信書の送り方と、間違った方法で送るリスク
- 受け取った信書を移送する方法
信書（しんしょ）とは
信書（しんしょ）とは、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」のことです。具体的には納品書や契約書などの重要書類、DM、証明書などがこれにあたります。
簡単にいえば「受取人を特定できる宛先やメッセージが記載されている文書」が信書です。
たとえば同じDMでも、宛名の書かれたものや「〇〇マンションにお住まいの皆さま」のような特定の受取人に差し出したものは信書に該当しますが、新聞折込や街頭配布などの宛名なしもしくは不特定多数に渡るものは信書に該当しません。
ただし、信書の見分け方は少し難しいです。不安がある場合は、自社の法務部や郵便局員などに「これは信書にあたりますか？」と相談してみることをおすすめします。
なお、信書の基本的な考え方について、総務省では次のように公表しています。
「信書」とは、
「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と郵便法及び信書便法に規定されています。
「特定の受取人」とは、
差出人がその意思又は事実の通知を受ける者として特に定めた者です。
「意思を表示し、又は事実を通知する」とは、
差出人の考えや思いを表現し、又は現実に起こりもしくは存在する事柄等の事実を伝えることです。
「文書」とは、
文字、記号、符号等人の知覚によって認識することができる情報が記載された紙その他の有体物のことです（電磁的記録物を送付しても信書の送達には該当しません。）。
出典：総務省｜信書便事業｜信書のガイドライン
信書には「親展」と書かなくてもいい
信書の封筒には「親展」と書かれていることが多いですが、「信書だから親展と書かなければいけない」というわけではありません。親展には「宛名の本人に封を空け読んでほしい」という意味があります。信書は本人宛で送ることが多いため、親展と書かれていることも多いのです。
