社長や役員などをサポートする「秘書」。予定を先回りし、必要な業務や手配を行う広い視野と対応力が求められる職業です。

本記事では、そんな「秘書」の仕事について解説。求められるスキルや向いている人の特徴、未経験からのなり方などをご紹介します。秘書を目指す方はぜひ参考にしてみてください。


本記事の内容をざっくり説明



  • 秘書の主な仕事内容とは？

  • 秘書に求められる能力を解説

  • 秘書としてキャリアアップを考える方におすすめの資格



秘書とは

秘書とは、企業の社長や役員などが本来の職務に専念できるよう補佐する職種のことです。

電話の応対から来客の取次と応接、書類の受け取りと振り分け、ファイリング、スケジュールの確認と調整など、多岐にわたる業務をこなします。ビジネスに関する幅広い知識と対応力、ツールを使いこなすスキルなどを備えていることが必須です。

秘書には、上司のその日の予定を把握し、必要な資料をあらかじめまとめたり、情報収集をしたりといった先回りの行動が求められます。直接仕事を依頼されることも多く、テキパキと仕事を行える効率の良さも必要です。

秘書の主な仕事内容

秘書の仕事は多岐にわたります。スケジュール管理や来客の応接がメイン業務のイメージがありますが、ほかにも資料作成や管理、メールや電話の対応なども行います。秘書の主な仕事内容について簡潔に説明します。

スケジュール管理・調節

秘書の主な仕事の内容のひとつがスケジュール管理と調整です。

社長や役員は、外部との打ち合わせや社内会議、会食など、人に会う予定が多いのが特徴です。彼らの一日を把握し、昼食や移動、資料閲覧の時間を確保しつつ、面会や会議のスケジュールを組むのが秘書の役割です。

出張のスケジュール調整や手配も行います。1人で数人の役員の秘書を行う場合もあるため、予定の重複や抜け漏れがないかを慎重に確認しつつ、効率的に調整を行うことが大切です。

上司の業務サポート

秘書は上司の業務サポートも行います。業務のサポートには、郵便物の発送や慶弔のメッセージ対応、手土産の手配などが含まれます。グローバルな企業では、ビジネス文書の翻訳サポートを行う場合もあります。

上司の業務ではあるけれど、秘書でも対応が可能なことを請け負うイメージです。

電話・メール・来客の対応

秘書は、上司宛の電話・メール・来客にも対応します。電話であれば、相手の用件を伺い、必要に応じて挨拶の機会をセッティングします。メールの場合も同様に対応します。

来客がある際には、お茶を出したり上司が来るまで応接をしたりするのが秘書の仕事です。電話・メール・来客と、どれも相手に失礼がないように対応することが求められます。

秘書の振る舞いひとつで企業イメージが変わることもあるので、好印象を与えるような対応が必要です。

文書や原稿・資料の作成・管理

秘書は、上司に代わって文書・原稿・資料の作成と管理も行います。資料を作成するためには、Word・Excel・PowerPointのスキルが必須。作業内容に応じて適切なツールを使い分けます。

業務に必要な資料をわかりやすくファイリングすることも仕事のひとつです。不要な資料は破棄し、業務ごとにフォルダ分けするなど、データを求められた際すぐに提示できるように日頃から情報を整理しておきます。