ヒアリングの効果を高めるシートの作り方・活用法

ヒアリングの効果を高めるシートの作り方、活用法を紹介します。担当者が誰でも同じ内容と品質でヒアリングができるよう、これらを意識してシートの作成・活用をしましょう。

ヒアリング対象の情報を集めておく

ヒアリングシートを作成する前に、ヒアリング対象の情報を集めておきましょう。

ヒアリング対象が企業なら、企業情報やその業界に関する情報を集め、必要に応じてヒアリングシートに記載します。過去にヒアリング対象との取引があるなら、社内のシステムや担当者から情報収集をすることもできるでしょう。

ヒアリング対象の課題とその改善策を想定しておく

事前の情報収集やヒアリング対象とのやりとりにより、ヒアリング対象の課題とその改善策を考えてみましょう。ヒアリング対象に事前にシートを渡し、記入しておいてもらえば、改善策の想定がしやすくなります。

課題と改善策を事前に想定しておくことで、商談や打ち合わせの限られた時間を有効活用できます。打ち合わせ中に改善策を提案することもできるでしょう。提案が受け入れられなくとも、課題解決や提案改善のためのフィードバックは得られるはずです。

メモのスペースを大きめに取る

ヒアリングシートにはメモのスペースを大きめに取りましょう。せっかくヒアリングをしても、スペースが足りずにヒアリングしたことが書ききれなくては意味がありません。シートにない項目についても書けるよう、大きめの自由記入欄も作っておきましょう。

ヒアリングシートに入れる項目

ヒアリングシートに入れるべき4つの項目を紹介します。これらはあくまでも基本の項目です。自社やヒアリング対象の業界・業種、ヒアリングの目的などに合わせて項目を足したり変えたりしましょう。

ヒアリング対象の現状と課題

面接用のシートを除き、ヒアリング対象の現状と課題はほぼ確実に必要となる項目です。ヒアリング対象の課題がわからなければ、それを解決するための提案はできません。相手先の現状を理解することで、より良い提案ができるようになるでしょう。

印象や疑問などの主観

ヒアリングを通して感じた印象や疑問など、担当者の主観をメモするスペースを作っておきましょう。担当者の主観が間違っていることもあります。ここにメモしたことを軸に、ヒアリング対象と認識のすり合わせを進めていくことが大切です。

予算感

商談や仕入れ・業務委託などに関する打ち合わせでは、相手の予算感を把握することも大切です。ヒアリングシートには予算や希望価格などの項目を設けておきましょう。

スケジュール

納期や進行の予定など、ヒアリングシートにはスケジュールに関する項目を設けておきましょう。納期やスケジュール感により、必要なリソースも変わってきます。無理のないスケジュールを提案するためにも、欠かせない項目です。