商談や打ち合わせ、面接などで何を聞くのかをまとめた「ヒアリングシート」を活用することで、相手の現状や要望をより深く理解できます。
本記事ではヒアリングシートを活用するメリットや効果を高める使い方・作り方、ヒアリング項目や提案内容を考えるためのフレームワークを紹介します。目的別のテンプレート付きなので、各項目を書き換えて活用してください。
- ヒアリングシートを活用するメリット
- ヒアリングシートの効果的な活用法と、必要なヒアリング項目
- 目的別のヒアリングシートのテンプレート付き
ヒアリングシートとは？
ヒアリングシートとは商談や打ち合わせ、面接などで、取引先や被面接者などへの質問・確認事項がまとめられているシートです。ヒアリングシートを活用することで、営業活動や採用活動などをよりスムーズに進められるようになり、その後の業務の精度も高くなるでしょう。
ヒアリングシートを活用するメリット
ヒアリングシートは質問・確認のし忘れや業務の均一化に役立ちます。ヒアリングシートを活用する3つのメリットを紹介します。
要望や現状を漏れなく把握できる
ヒアリングシートを活用する1つ目のメリットは、「要望や現状を漏れなく把握できる」ことです。
詳しくは後述しますが、ヒアリングシートには商談先や取引先の要望や現状に関する項目を記載します。シートに沿ってヒアリングを進めていくことで、質問・確認すべきことを確実にヒアリングできます。
聞き忘れによる再確認はもちろん、確認不足により相手のニーズからずれた提案をしてしまうことも防げるでしょう。
顧客との認識を合わせやすくなる
ヒアリングシートを活用する2つ目のメリットは、「顧客との認識を合わせやすくなる」ことです。
担当者はヒアリングシートへの記入を通して、相手先の現状や要望をテキストに起こすことになります。相手先にシートを渡し、事前に記入しておいてもらうこともあります。
シートを見ながら現状や要望を再確認していくことで、自社と相手先で共通認識を持ちやすくなるでしょう。
特に事前にシートを記入しておいてもらう方法では、相手先の現状や要望を確認したうえで、商談や打ち合わせに臨めます。限られた時間でより深いヒアリングができるようになり、相手先の要望を正確に理解できるでしょう。
ヒアリング業務を均一化しやすくなる
ヒアリングシートを活用する3つ目のメリットは、「ヒアリング業務を均一化しやすくなる」ことです。
ヒアリングの項目が決まっていないと、営業担当者や打ち合わせ担当者ごとにヒアリングの項目・内容が変わってしまうでしょう。シートを活用することで誰が担当しても同じ内容、同じ質でヒアリングができるようになります。
記入したシートを社内で共有しておけば、情報の確認や引き継ぎもしやすくなります。担当者がいないときも、ほかのメンバーで対応できるようになるでしょう。
