タスク管理ツールで使用できる主な機能
タスク管理ツールで使える主な機能は、タスクのステータス管理や担当者付け、作成したタスクカードへのコメントなどです。ほかにも、優先度を表すラベル付けや期限日や開始日の設定なども基本機能として備えています。
ガントチャート機能やSlack・Chatworkなど外部サービスとの連携機能などが使えるタスク管理ツールもありますが、やや上級者向け。タスク漏れを防いだり、タスクを見える化したりする程度の使い方であれば、基本機能を備えていれば十分便利に使えます。
タスク管理ツールを活用するときの7つのポイント
どんなサービスにも言えることですが、ツールは導入がゴールではありません。運用ルールを考え、実際に運用し、ベストな運用方法を見つける作業が必要です。その前提として押さえておきたい、タスク管理ツールを活用するときの7つのポイントを解説します。
タスク管理ツールを活用するときの7つのポイント
- ポイント1．プロジェクトごとにわけて管理をする
- ポイント2．タスク作成・依頼のルールを決める
- ポイント3．タスクの内容について基本の記載項目を決めておく
- ポイント4．ステータスの管理を行う
- ポイント5．期限を入力する
- ポイント6．担当者を入力する
- ポイント7．ツールの活用について振り返りを行う
ポイント1．プロジェクトごとにわけて管理をする
タスク管理ツールを活用するときの1つ目のポイントは、プロジェクトごとにわけて管理をすることです。
多くのタスク管理ツールは複数のボード作成に対応しています。情報共有が円滑にできるように、チームや部門、プロジェクトなどでボードは分けて作成し、それぞれタスクを管理するのがおすすめです。
プロジェクトごとに分けて管理すれば、該当するメンバーだけを招待して情報共有をすることが可能。関係者以外への情報漏れも防げます。
ポイント2．タスク作成・依頼のルールを決める
タスク管理ツールを活用するときの2つ目のポイントは、タスク作成・依頼のルールを決めることです。
複数のメンバーでプロジェクトボードを管理する際、各自が自由にタスクを作成してしまうことがあります。タスクが重複したり、不要な情報が入ってしまったりするので、タスク作成ルールは必要です。タスクの更新・移動・完了も含めて、チームメンバーの誰が管理ツール上の作業を行えるのかを決めておきましょう。
タスクの担当を依頼するルールも必須。週に1度のミーティングで担当者付けを行うことをルール化しておくと、タスクの割り振り漏れを防げます。
ポイント3．タスクの内容について基本の記載項目を決めておく
タスク管理ツールを活用するときの3つ目のポイントは、タスクの内容について基本の記載項目を決めておくことです。
運用ルールのひとつとして考えておきたいのが、タスク作成時の記載項目です。タスクの内容に加えて、納期・優先度・進め方・納品物の形式など、作業を行ううえで必要とされる情報は漏れなく記載しましょう。
ポイント4．ステータスの管理を行う
タスク管理ツールを活用するときの4つ目のポイントは、ステータスの管理を行うことです。
タスクにおけるステータスとは、作業の進行具合のことを指します。未着手・着手中・差し戻し・修正対応中・最終チェック・完了などが代表的なステータスです。タスク管理ツールでは、タスクを登録するだけでなく、進捗も確認することができます。ステータスの確認と更新は定期的に行いましょう。
ポイント5．期限を入力する
タスク管理ツールを活用するときの5つ目のポイントは、期限を入力することです。
タスク管理ツールを使ってメンバーにタスクを割り振るときは、必ず期限も入力しましょう。納期がわからないとタスク担当者が確認する手間が増えてしまいます。加えて、優先度をつけられないため作業が後回しにされやすく、プロジェクト全体のスケジュールに影響します。
全ての作業を滞りなく納期通りに行うためにも、タスクの期限は必ず設定するようにしましょう。
ポイント6．担当者を入力する
タスク管理ツールを活用するときの6つ目のポイントは、担当者を入力することです。
タスク管理ツールを使ううえで忘れられやすいのが担当者の入力です。タスクの担当者名が抜けてしまうと作業が手付かずになり、プロジェクト全体が遅延する可能性があります。
1つのタスクカードにつき、最低1人は担当者を付けることをルール化して、業務の割り振り漏れを防ぎましょう。
ポイント7．ツールの活用について振り返りを行う
タスク管理ツールを活用するときの7つ目のポイントは、ツールの活用について振り返りを行うことです。
タスク管理ツールは、使い方によって便利に感じられたり不便に感じられたりします。ベストな活用方法を見出すために、ツールの活用については必ず振り返りを行いましょう。
もしかすると、ツールの導入自体不要だったと判断される可能性もあります。プロジェクトにもよりますが最低2週間〜1カ月は利用し、チームメンバー一人ひとりから意見を聞きましょう。
