タスク管理ツールの導入シーン・例

タスク管理ツールは、紙ベースでの情報共有からデジタルツールでの情報共有に移行したい場合、便利に使えます。

古い企業の中には、部署内でのやりとりから他部署との確認作業まで、全て紙の資料で回覧しているところがあります。紙ベースの情報共有は、他の資料と混ざってしまったり、置きっぱなしにしてしまったりと、さまざまなトラブルが起きやすいのが課題。タスク管理ツールであれば確認作業を“見える化”し、作業を確実に進められます。

また、属人化していた業務を標準化する場合にもタスク管理ツールは便利です。例えば、担当者が個別で管理していた案件も、ツールを使えばチームメンバー全員で案件数や内容を把握することができます。

タスク管理ツールは、スムーズな情報共有ができていない、情報共有の機会が少ないために業務が属人化してしまったなど、情報共有に関するさまざまな課題を解決する足掛かりになります。

タスク管理ツールを選ぶ際の3つのポイント

タスク管理ツールは種類が豊富なので、使うサービスを選ぶ際には選択基準を持っておきましょう。なかでも確認しておきたいのは、操作性・ツール連携・機能の種類の3つ。それぞれなぜ大切なのかを解説します。

タスク管理ツールを選ぶ際の3つのポイント


  • ポイント1．操作方法が簡単で、誰でも使いやすいのか

  • ポイント2．既存のツールと連携できるか

  • ポイント3．使用したい機能があるか

ポイント1．操作方法が簡単で、誰でも使いやすいのか

タスク管理ツールを選ぶ際の1つ目のポイントは、操作方法が簡単で、誰でも使いやすいかどうかです。

プロジェクト管理をしないのであれば、なるべくシンプルなデザインでITに詳しくない方でも感覚的に使えるサービスがおすすめです。必要最低限の機能が搭載されていれば、十分にタスクを管理することができます。

多くのタスク管理ツールには無料版が用意されています。一度、メンバーに触ってもらって使いやすいかどうか意見をもらいながら、自社に適したツールを導入しましょう。

ポイント2．既存のツールと連携できるか

タスク管理ツールを選ぶ際の2つ目のポイントは、既存ツールと連携できるかどうかです。

タスク管理ツールのなかには、Google・Slack・Microsoft・Salesforceなど既存サービスと連携して使えるものがあります。10個以上のアプリと連携できるサービスも存在します。タスク管理ツールにタスクを追加したらカレンダーに自動で反映されたり、チャットで通知が届いたりと、より便利に使えるのがメリットです。

ポイント3．使用したい機能があるか

タスク管理ツールを選ぶ際の3つ目のポイントは、使用したい機能があるかどうかです。

タスク管理ツールは、サービスによって使える機能の種類や数が異なります。タスクのスケジュール管理に使いたい場合は、リマインド機能が搭載されていると便利。割り振りをする際は、担当者の登録機能があると作業漏れが起こりにくくなります。

複数デバイスで使えるタスク管理ツールは、日常的に移動が多い方におすすめ。PC・スマホ・タブレットなど使用する端末を問わず、管理している情報を確認できます。機能の種類や数、使い勝手を考慮してツールを選びましょう。