タスク管理ツールを活用するメリット

タスク管理ツールは、通常業務に加えてプロジェクト業務や差し込み業務が多い場合に導入すると便利に使えます。具体的にはどんなメリットがあるのでしょうか。タスク管理ツールを活用するメリットをご紹介します。

メリット1．タスクの漏れを防げる

タスク管理ツールを活用する1つ目のメリットは、タスクの漏れを防げることです。

タスク管理ツールは、タスクを確実に実行するために便利なサービス。チームの会議を行う際にツールを開いておき、随時タスクを追加していくことで口頭での伝え漏れによるタスクの忘却を防げます。

メリット2．メンバーのタスクの進捗状況を把握できる

タスク管理ツールを活用する2つ目のメリットは、メンバーのタスクの進捗状況を把握できることです。

プロジェクトやチーム単位での業務は、お互いの作業量や作業の進捗が見えていることが大切です。タスク管理ツールで全体のタスク量と進捗状況を確認できれば、自分のタスクをいつまでに完了させる必要があるのかを判断しやすいうえ、手が空いた際に他のメンバーのタスクを受け取ることもできます。

プロジェクトリーダーやチームリーダーは、メンバー一人ひとりに対して進捗確認する手間が省けて、時間を効率的に活用できるようになります。

メリット3．タスクにかかった時間を計測できる

タスク管理ツールを活用する3つ目のメリットは、タスクにかかった時間を計測できることです。

タスク管理ツールには、タスクの開始日と終了日を入力する機能が搭載されています。タスク開始から終了まで、どの程度の日数が必要だったのかを簡単に振り返れるのがメリット。工数管理や作業の割り当てにも活用できます。

メリット4．タスクの優先順位が決めやすくなる

タスク管理ツールを活用する4つ目のメリットは、タスクの優先順位が決めやすくなることです。

プロジェクトを進めるのに必要なタスクを登録することで、タスクの一覧表を作成可能。前後の関係性を把握しやすくなるので、タスクの優先順位決めをスムーズに行えます。何から始めたら良いのかわからない場合には、一度タスク管理ツールを使って全てのタスクを書き出してみましょう。

タスク管理ツールを導入するべき企業の特徴

タスク管理ツールは全ての企業で便利に使えるのでしょうか。毎月コストがかかるので導入に慎重になる担当者は少なくありません。タスク管理ツールを導入することで業務効率化を期待できたり、業務の属人化を防げたりとさまざまなメリットが得られる企業の特徴を解説します。

チーム内でひとつの仕事を分担して作業している

チーム内でひとつの仕事を分担して作業している企業は、タスク管理ツールを導入することで各メンバーのタスク量が一目で把握できるようになります。メンバー全員でタスク管理ツールを使えば、各タスクの担当者をすぐに知ることができるのもメリットです。

全体の仕事の進み具合を把握できていない

全体の仕事の進み具合を把握できていない場合にも、タスク管理ツールの導入がおすすめです。タスク管理と同時に進捗管理も行えるので、一人ひとりに声を掛けて確認する手間を減らせます。メンバー一人ひとりが仕事の全体像を把握でき、業務への理解も深まります。

作業ごとの費用対効果を把握したい

タスク管理ツールは、作業ごとの費用対効果を把握したい場合にも活用できます。費用対効果とは、コストに対して得られた効果のことです。

作業ごとの費用対効果は通常は見えにくいものですが、タスク管理ツールを導入するとタスクにかかった時間が明確になるので、費用対効果を把握しやすくなります。削っても良いタスクや工数を軽減するべきタスクなどを洗い出すのに便利です。