目次
リマインドメールの例文を紹介
・重要な会議や商談のリマインドメール
・提出期限を伝えるリマインドメール
・出欠確認のリマインドメール
リマインドメールへ返信する場合の留意点
・なるべく早く返信
・どのようなメールにも必ず返信
・ビジネスマナーに配慮して
リマインドメールの例文を紹介
前章ではメールの流れにそって重要なポイントを解説しました。ここではポイントをもとに3つのシーンをイメージした例文を紹介します。
重要な会議や商談のリマインドメール
【挨拶】
平素より大変お世話になっております。〇〇社の△△です。
来週の会議につきまして、本日あらためてご連絡いたしました。
【本文】
日時:〇月〇日（〇曜日）午後〇時～午後〇時
場所:弊社「○○株式会社○○支店」〇階第1会議室
内容：⑴現サービスの現状と課題報告
⑵新サービス導入に関する概要説明
⑶質疑応答
【締め】
当日は、本社より私と〇〇課課長□□が出席いたします。
ご多忙中とは存じますが、当日はどうぞよろしくお願いいたします。
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受付時間や終わりの時刻などの記載は会社にもよりますが「どのような情報があれば分かりやすいか」と相手目線で作成しましょう。ただし、冗長にならないように注意します。
提出期限を伝えるリマインドメール
【挨拶】
いつも大変お世話になっております。〇〇社の〇〇です。
【本文】
平素より弊社のSNSマーケティングサービスをご利用いただき心より感謝申し上げます。つきましてはサービス内容に関するアンケートの提出（期日〇月〇日）が迫ってまいりましたので、本日ご連絡いたしました。
アンケートに関するご質問やご不明点などございませんでしょうか。また、行き違いの場合は、どうぞご容赦ください。
【締め】
ご多忙のところ恐れ入りますが、ご協力何卒よろしくお願いいたします。
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アンケート提出の”催促”ですが、相手の立場になり「自分が〇〇といわれたら嫌味に聞こえそう」と思う言葉を使わないようにします。また、必ず連絡先を入れましょう。
出欠確認のリマインドメール
【挨拶】
いつも大変お世話になっております。〇〇社の〇〇と申します。
【本文】
先日ご案内しました食事会について改めてご連絡いたします。
日時:〇月〇日（〇曜日）午後〇時～午後〇時
会場:料亭「〇〇」
予約者名:〇〇課〇〇様 〇〇課〇〇様
参加費:〇円
参加人数:〇人参加予定（〇月〇日現在）
当日の連絡先:○○○-○○○○-○○○○（担当者〇〇の携帯）
【締め】
なお、都合が悪くなり当日出席できない場合は、お早めに〇〇までご連絡くださるようお願いいたします。（〇〇メール：○○○）
では、当日はどうぞよろしくお願いいたします。
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先方は、会場の場所が分からないかもしれません。「知っているだろう」と思っても必ず、予想される利用交通機関や会場までの道のりを添付しましょう。
リマインドメールへ返信する場合の留意点
取引先からリマインドメールを受ける場合があります。返信する際は、次のような文を添えます。
・ お忙しい中、ご連絡くださりありがとうございます。
・ ご連絡していただきありがとうございます。お手数をおかけして申し訳ございません。
・ ご多忙のところ、ご連絡ありがとうございます。お会いできますこと、楽しみにしております。
感謝の気持ちを忘れずに返信しましょう。
なるべく早く返信
受けたリマインドメールは、早めに返信します。リマインドメールの返信を待つ相手の気持ちを分かっていれば、すぐに返信は行えると思います。忙しい中でメールの対応をするのは大変かもしれませんが、「読んだ後にすぐ返信」を心がけましょう。
リマインドメールに対する感謝の気持ちを添えれば、なお良いでしょう。さりげない気遣いが信頼関係づくりにつながります。
どのようなメールにも必ず返信
リマインドメールだけでなく、基本的にすべてのメールに返信する姿勢が大切です。予定がまだ分からない、出欠の確認がとりにくいなどの理由で返信が遅れそうな場合は、その旨とおよその日程を伝えます。
返信が遅れた場合は、謝罪の言葉を添えて返信しましょう。遅れても平気で、一切言及しないのは相手に不信感を抱かせます。
ビジネスマナーに配慮して
リマインドメールは基本的なビジネスマナーです。リマインドメールは要求したり催促するものではなく、早めの確認や対応で自社と他社との関係を円滑に保つ目的があります。。
お互いに良好な関係を保ちながら、最終的に双方の業績向上に努める姿勢が大切です。リマインドメールは業務が滞る事態を避け、スムーズなビジネスを展開するために欠かせません。
マナーを守ることが、地道なマーケティング戦略の一つといえるのです。
