目次
リマインドが必要な3つの場面
　・重要な会議や商談に関するリマインド
　・書類の提出期限に関するリマインド
　・出欠を確認するためのリマインド
リマインドメールを作成する際の留意点
　・件名はひと目で分かるように
　・あいさつでさりげなくアピール
　・本文は簡潔に分かりやすく
　・締めまで心配りを

リマインドが必要な3つの場面

ここでは、リマインドが必要な3つの場面をピックアップします。メールで確認する場面を主に想定してください。

・ 会議や商談が近づいてきたとき
・ 書類提出の期日が迫ってきたとき
・ 会議や商談などの出欠を確認したいとき

それぞれの活用の仕方と、活用の際に気をつけたい点を解説します。

重要な会議や商談に関するリマインド

1つめは、取引先との重要な会議や商談を再確認する場面です。昨今はパソコンやスマートフォンなどを介して、やり取りに不自由がなくなりましたが、そこはやはり人間どうしです。ときに連絡もれや食い違いなどが生じることもあるでしょう。

リマインドメールを送るタイミングは、予定日よりも3日ほど前を目安にしましょう。万が一予定もれがあった場合、日程の調整がしやすいためです。

書類の提出期限に関するリマインド

2つめは、書類や資料の提出期限が近づいている段階で、未提出者（社）へ提出を促すリマインドメールです。一斉にメールを送る場合でも「すでに提出してくださった方（社）には再度ご連絡となります、改めてお詫び申し上げます」など、一言入れましょう。

提出期限に関するリマインドは、確認というより「催促」にあたるため、メール作成には細心の注意が必要です。上司や先輩社員に一読してもらいましょう。

出欠を確認するためのリマインド

3つめは、イベントや食事会などの出欠確認のリマインドメールです。取引先によっては対応する人と出席する人が異なるケースもあります。

よくあるのが、対応する人と出席する人がお互いに「○○さんが連絡してくれただろう」と思い込んでいるような場合です。当日参加したのに、出席名簿になかった…となれば取引先に恥をかかせてしまいます。

出欠の返事をもらっていない場合は、予定日の3日ほど前に送るなど、相手が対応しやすいタイミングにしましょう。

リマインドメールを作成する際の留意点

リマインドメールの基本は分かりやすさです。長文は多忙な相手に負担となってしまいます。また、前章で紹介したように、メールを出すタイミングにも配慮しましょう。

本章では、メール作成の流れ（件名・あいさつ・本文・締め）にそって、気をつけたい点を解説します。

件名はひと目で分かるように

件名はメールを開いたときに、ぱっと見て分かるような書き方にしましょう。理想は「件名＝用件」です。

たとえば、会議に関する情報をリマインドする場合は「〇月〇日〇〇会議についてのご案内」と書けば、相手は即座に開いてくれるでしょう。

あいさつでさりげなくアピール

件名と同じように、あいさつも長すぎないように努めます。「いつもお世話になっております。〇〇会社の〇〇と申します。」だけでも構いません。

アピールというほどでもありませんが、この2文を加えるほうが取引先に対して丁寧な印象を与えるでしょう。まずは「どこの誰か」と名乗るのが最低限のマナーです。相手からプラスの評価をもらえる可能性もあります。

何気ない言葉や姿勢が、取引するうえでは重要なのです。

本文は簡潔に分かりやすく

とにかく分かりやすい文章を作成しましょう。多忙な中でも、即座に確認できるよう読みやすさと見やすさを念頭におきます。

とくに次の点を確認しましょう。

・ 誤字脱字や落ちはないか
・ 改行や段落づけなどが適切で読みやすいか
・ 念押しや催促などの印象を与えないか

まず、誤字脱字がないように読み返してチェックしましょう。場所や時間などが抜け落ちていないかも確かめます。

文字がぎっしり詰まった文面を見ると、それだけで相手にストレスを与えます。適度に改行を行って、見やすさにも留意しましょう。

全体を読み返して、高圧的ではないか、上から目線ではないかなども入念にチェックします。社内部署で読み合わせるなどして文章表現を和らげるようにしましょう。

締めまで心配りを

締めの言葉は、たとえば「何卒よろしくお願いいたします」「質問などございましたらお気軽にご連絡ください」などを添えると丁寧です。

また、送信元を明らかにして何かあれば先方が連絡しやすいように、下記のような内容をメールの文末に入れましょう。

・ 会社名
・ 部署名
・ 担当者名
・ 電話番号（営業時間）
・ メールアドレス