【15の例文】お礼メールへの返信3つのポイントと、返信が続く場合の対処法を解説

お礼メールへの返信はどこまでする？

メールのやりとりで悩むのが、どこまで返信をすれば良いのかです。人によっては気遣いで返信に対する返信をしてくださる方もいます。

お礼メールへの返信は、一度までと考えておきましょう。基本的にビジネスメールは最初に連絡をした方が最後にメールを送って終わる形がきれいだと言われています。自分がお礼メールをもらった側なのであれば、一度返信をし、相手から再度返信があった場合はそこで終わらすのがベストです。

ただし、すべての連絡が一往復半で終わるわけではありません。お礼メールには「お礼と共に今後も良好な関係を築いていきたい」という意味があって行われるものです。お互いにその意思が確認できたのであれば、一往復半で問題ありません。

お礼メールとそれ以外のメールでは、返信回数に違いがあることを理解しておきましょう。

お礼メールに返信不要とあった場合は返信しないほうがいい？

お礼メールのなかには、締めの言葉として「返信不要」と書かれているタイプがあります。これは相手の手間をなくしたい、相手を煩わせたくないという気遣いの現れですので、基本的には返信しないようにしましょう。

相手が上司であったり、目上の方であったりする場合は、返信不要と書かれていてもメールを送った方が良いのではないかと心配になることがあります。その場合は、簡潔に返信しましょう。

本文内には「返信不要とのことでしたが、返信させていただきます」と一言添えて、「ありがとうございます」など短くわかりやすい内容に留めます。

お礼メールの返信が続く場合の対処法

メールのやりとりはなるべく短く済ませるのが理想です。もしお礼メールへの返信が続いてしまう場合は、対処法を考えましょう。

メールの内容に書かれた質問などに対して現時点で明確な返事ができず、やりとりが続いてしまう場合は、確定した情報を共有できる目処をお知らせします。併せて、「内容の確認ができましたら改めてご連絡差し上げます」と添えましょう。

もし明確な理由なしにやりとりが続いてしまう場合は、メールを終わらせるときに使えるフレーズを一文入れましょう。代表的なのは「返信不要です」や「上記の内容でご了承いただければ、返信には及びません」などです。

お礼メールの返信に使いやすいフレーズ

お礼メールの返信を書く際、書き出しや締めの言葉選びに迷ってしまう方は多いはず。本文の内容はもちろん大切ですが、全体で見たときの文章の流れも意識してお礼メールを作成しましょう。使いやすい書き出しと締めのフレーズをそれぞれご紹介します。

書き出しの言葉

お礼メールの返信をする際、書き出しの言葉として使えるフレーズがいくつかあります。相手からの内容に合わせて、使う言葉を変えましょう。いざというときスムーズに返信が書けるよう、使いやすいフレーズをご紹介します。

締めの言葉

お礼メールの返信では、締めの言葉は関係性によって変えるのがおすすめです。基本的には「今後とも何卒よろしくお願いいたします」という文言で問題ありませんが、今後も出来るだけ長くお付き合いをしたい企業の方への連絡では、より丁寧な締めであったほうが良いでしょう。知っておくとスマートに使える、締めの言葉のフレーズをご紹介します。