【15の例文】お礼メールへの返信3つのポイントと、返信が続く場合の対処法を解説

取引先や同僚などから送られてきたお礼メールには、必ず返信を行いましょう。素早くかつ具体的で、気持ちが伝わる返信がベストです。

今回は、お礼メールへの返信について、意識したい3つのポイントを解説。返信が続いてしまったり、返信不要と書いてあったりする場合の対処法もご紹介します。どう書けば良いのか迷った際の参考にしてみてください。

お礼メールへ返信するときのポイント

打ち合わせや会食などを行った後、相手からお礼メールをもらうことがあります。当日中だったり翌日だったりと、メールの時間は人によって異なりますが、お礼メールをもらったら必ず返信を行いましょう。そんなときに意識したい3つのポイントをご紹介します。

ポイント1．件名は変更しない

お礼メールへ返信するときの1つ目のポイントは、件名は変更しないことです。

基本的なビジネスマナーとして、1つの要件は1つのメールスレッドにまとめるというものがあります。返信する際に件名を変えてしまうと使っているソフトによってはメールのスレッド構造が壊れ、新規メールのように送信されてしまうことがあります。

お礼メールへの返信を相手が確認した際、最初に自分がどんな内容を送ったのかをすぐに振り返ることができず、フォルダ内でメールを探す手間が発生してしまいます。

効率的ではない上、相手に対して不親切になりかねません。お礼メールに返信する際は件名は変更せず、そのままのタイトルで送信しましょう。

ポイント2．メールをもらってからできるだけ早く返信する

お礼メールへ返信するときの2つ目のポイントは、メールをもらってからできるだけ早く返信することです。

ビジネスでのメールのやりとりは、基本的に24時間以内に返信するのがマナー。お礼メールへの返信も例外ではありません。

時間に余裕があるときは気付いたタイミングで返信し、スケジュール的にすぐメールを作成するのが難しい場合は、その日の夕方や夜までに返信することを意識しましょう。

ポイント3．定型文ではなく、内容を具体的に自分の言葉で伝える

お礼メールへ返信するときの3つ目のポイントは、定型文ではなく、内容を具体的に自分の言葉で伝えることです。

これはお礼メールへの返信だけでなく、お礼メール自体にも言えることです。ビジネスパーソンはさまざまなメールのやりとりをするため、定型文が使われたメールにすぐ気付きます。

せっかくお礼メールやお礼メールへの返信を送っても、定型文を少し変えただけの内容では相手への印象はあまりよくありません。最低限のマナーや丁寧さは意識しつつも、自分の言葉で内容を考えるのがおすすめです。