WBSを実行するときのポイント
WBSは複数人でプロジェクトを進行し、完了させたい場合に便利なワークフレームです。全体の進捗管理ができるのか、タスクの抜け漏れも防げます。しかし、計画にはトラブルや不足が付きもの。そうした事態をなるべく避けるために知っておきたい、WBSを実行するときの3つのポイントを解説します。
- ポイント1．余白を持って計画を策定する
- ポイント2．プロジェクト管理ツールを活用する
- ガントチャートやマインドマップなどと併用する
ポイント1．余白を持って計画を策定する
WBSを実行するときの1つ目のポイントは、余白を持って計画を策定することです。
あらゆるプロジェクトでは、最初〜中盤までに行うタスクは明確にしやすいものの、終盤に向かうにつれて作業が不明瞭になりやすい傾向があります。1つずつタスクを完了させていくうちに、必要な作業が追加されることも多いので、計画には余白を持っておくのがおすすめです。
また、途中で予期せぬトラブルが起きたり、作業の抜け漏れが発覚したりすることもあります。そうした突然の事態に対応しつつ全体のスケジュールに影響を及ぼさないためにも、計画は余裕を持って設定しておきましょう。
ポイント2．プロジェクト管理ツールを活用する
WBSを実行するときの2つ目のポイントは、プロジェクト管理ツールを活用することです。
WBSを作成する際に使う主なツールとして、GoogleスプレッドシートやOfficeのExcelなどがあります。
自由度は高いですが、一から作成する場合には時間がかかりやすいのがデメリット。効率的にWBSを作るなら、プロジェクト管理ツールを活用するのがおすすめです。
ポイント3．ガントチャートやマインドマップなどと併用する
WBSを実行するときの3つ目のポイントは、ガントチャートやマインドマップなどと併用することです。
WBSは、洗い出したタスクを大項目・中項目・小項目というように構造化させて、作業の進捗管理を行うツールです。
構造的に情報を整理する際に役立つのがマインドマップです。マインドマップとは、中心となる概念から関係する要素を次々に繋ぎ合わせ、アイデアや情報を可視化するツールのこと。マインドマップを活用してタスクを洗い出せば、必要な作業の抜け漏れを予防できます。
また、ガントチャートは明確にした作業の進捗管理を行うのに便利なツール。WBSと併用することで、各作業の進捗率や未着手のタスクが一目で把握できるようになります。
