WBSの作り方と実行方法
WBSはスムーズなプロジェクト進行を助けるためのツールですが、うまく活用するには気を付けるべきポイントがいくつかあります。今後WBSを利用したいと考えている方に向けて、WBSの作り方と実行方法を解説します。
- STEP1．最終ゴールを明確にする
- ゴールまでのタスクを洗い出す
- タスクの実行順序を決める
- タスクを構造化する
- 作業担当者・スケジュールを決める
STEP1．最終ゴールを明確にする
まずは最終的なゴールを明確にします。目標は抽象的なものなのか、または物理的なものなのか、どのような状態であればプロジェクト完了といえるのかなどをディスカッションして決めましょう。
STEP2．ゴールまでのタスクを洗い出す
最終ゴールを明確にしたら、次はゴールまでのタスクを洗い出します。漏れや重複がないように網羅するのが大切なポイントです。
タスクの洗い出しは、大きく分割したタスクをさらに細分化する形で進めると漏れがなくなります。同時に、各タスクにかかる目安の時間も算出しておくのがおすすめ。
あまり細かくしすぎるとWBSが作りにくくなるほか、管理もしにくくなってしまいます。最終的には、数時間〜数日で各作業が収まるようタスクの細かさを調整しましょう。
STEP3．タスクの実行順序を決める
タスクの洗い出しが終わったら、実行順序を決めます。
作業のなかには、前の工程が終わっていないと取り組めないものも存在します。そのような場合は、作業の依存関係を明確にすると、どの順番でタスクを実行していけば良いのかがわかりやすくなります。
なかには並行して作業を進められるタスクもあるので、どんな順番であれば効率的に進められるかも意識しながら実行順序を決めてみてください。
STEP4．タスクを構造化する
タスクの実行順序を決めたあとは、洗い出したタスクを構造化します。
構造化する際は、親タスク・子タスク・孫タスクの構造が適切かどうかをチェック。同じ階層で隣り合っている作業同士の業務負担の大きさが違いすぎていないかも確認しましょう。
STEP5．作業担当者・スケジュールを決める
タスクをツリー構造が確定したら、各作業の担当者と期日を設けます。タスクを円滑に完了させ、計画通りにプロジェクトを動かすためには、細かな担当者付けが重要。基本的には1タスク・1担当者を意識しましょう。
すべてのタスクに担当を付けることで、各自が責任を持って自身の作業に向き合えます。ミスやトラブルが起きたときにも迅速に対応できるよう、各タスクには作業担当者を設定しましょう。
スケジュールはタスクごとに設定します。作業のなかには、前工程が完了しないと次の作業を行えない場合があります。計画通り進行するには、親タスクの最終的な期限から逆算し、数時間〜数日単位で納期を設定するのがおすすめです。
