つい習慣になっている言動が、知らず知らずのうちに「仕事ができない人」という印象を与えるケースは少なくない。今回は、一瞬で相手に「仕事ができない」と判定されてしまうNGな言動を紹介する。
「でも」「だって」と言い訳が先に来る
「でも」や「だって」は、言い訳の前置きとして口にしがちな言葉だ。報告をする場合は、進捗状況や問題点などを正確に伝えなければならない。
その際、ついつい言い訳を口にして自己保身に走っていないだろうか。言い訳ばかりしていると「この人にはチャレンジングな仕事は任せられない」というイメージを与えてしまうので要注意だ。
自身で手に負えない問題が発生した場合は、問題に対する改善点を素直に相談することを意識したい。問題や課題は、自身の限界点を客観的に知ると同時に、仕事上での成長につながる「糧」と捉えよう。
「時間がない」「忙しい」と時間のなさをアピール
今の仕事で手いっぱいの時に新しい仕事を指示されると、時間がないことを理由に断っていないだろうか。単純に忙しさを理由にしてばかりだと、「時間管理ができない」という印象を与えかねない。
時間管理ができていれば、急な仕事の指示に対して「〇日ならできます」と回答できるはずだ。自分のやりやすい方法で仕事のタスクと時間の管理を行うよう、常に意識して仕事を進めよう。
いつでも「わかりました」と答える
先輩や上司からの指示が分かりにくい、あるいは仕事の難易度がすぐには分からない場合に、つい「わかりました」と答えていないだろうか。
コミュニケーション上で分かりにくいことをそのままにすると、往々にして後から手戻りが発生しがちだ。安請け合いで後から手戻り発生、ということになると信用を大きく落としてしまう。
分からない点はしっかりと確認し、調べないと分からないことがあれば、その旨をはっきりと相手に伝えよう。後から回答する猶予をもらうように交渉する習慣をつけたい。
報連相のタイミングが遅い
報連相のタイミングは、基本的に早ければ早いほど良い。特に想定外の事案が発生した場合は、リアルタイムでの報連相が重要だ。報連相のタイミングが遅いと、取れる対策の選択肢が狭まり、手戻りの作業量が増えるケースも少なくない。報連相が遅いだけで「ビジネスパーソン失格」の烙印を押されるリスクがある。
報告が細かすぎて伝えるべき部分が伝わらない
報連相の際は、伝え方も重要だ。報告が細かすぎると、伝えるべき部分が伝わらず「何を言っているのか分からない人」と思われてしまう。
NHK大河ドラマ「鎌倉殿の13人」第16回「伝説の幕開け」では、複数の登場人物が戦況報告の書状を送る場面があった。三谷脚本らしいコミカルな場面だが、報告の基本的なポイントが分かりやすく示されていたので引用する。
主人公の小四郎（北条義時）の報告は、几帳面な性格から、非常に多くの情報を漏れなく記載していた。しかし文官の大江広元から「内容が細かすぎ、全く頭に入ってきません」と手厳しい評価。一方、梶原景時は「肝要なことのみ手短に記しており、見事な出来栄え」と絶賛されていた。
今も昔も、報連相は報告先の相手のことを考えることが重要だ。報告の要点は絞って、結論から簡潔に説明し、伝える順番を整理しよう。また、報告の材料は事前に集めておくことも必要である。
意識的に言動を改めていこう
日頃の言動から「仕事ができない」という印象を上司や周囲に与えてしまうと、今後の仕事に支障が出かねない。これらの言動が習慣になってている場合は意識的に修正していき、仕事をスムーズに進めていこう。
文・藤森みすず
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