検索条件
「条件」とは、検索条件のことである。「条件」を活用できるようになれば、検索フォルダーマスターになれるといっても過言ではない。
「条件」には、「メッセージ」タブと「詳細設定」タブ、高度な設定タブの三つのタブが存在する。メッセージタブで作成できる条件は、検索する文字列、検索対象、差出人、宛先、時間などが選択できる。
詳細条件タブは、分類項目、開封状況、添付ファイル、優先度／重要度、フラグ、メールサイズなどが選択できる。最後に高度な選択タブは、件名や宛先、差出人といったフィールドの細かい指定や複数条件に指定することが可能である。
最初のうちは、高度な検索タブを使う必要はないが、例えば〇〇さんが差出人で、〇〇という件名のメールのみ抽出することも可能なため、使いこなせるようになると便利だ。
仕分けルール・検索フォルダーのメリットとデメリット
仕分けルールのメリットは、検索フォルダーよりも処理できる動作が多い点である。検索フォルダーと比較すると、「印刷する」や「転送する」、「フラグをつける」などの処理は、仕分けルールでしかできない動作となる。
一方で仕分けルールのデメリットは、仕分けルールをたくさん設定して思い通りに動かなかった場合、修正するのが大変という点である。例えば仕分けルールA、B、Cがあった場合、AとBとCは並列には処理されず、A→B→Cのように順番に処理される。
A→B→Cで思い通りに動かなかった場合は、以下のような手順で確認作業を行う。
1.Aの仕分けルールが正しく動くかどうか
2.Bの仕分けルールが正しく動くかどうか
3.Cの仕分けルールが正しく動くかどうか
4.仕分けルールの順番をA→C→Bに変更して正しく動くかどうか
5.仕分けルールの順番をB→A→Cに変更して正しく動くかどうか
6.仕分けルールの順番をB→C→Aに変更して正しく動くかどうか
7.仕分けルールの順番をC→A→Bに変更して正しく動くかどうか
8.仕分けルールの順番をC→B→Aに変更して正しく動くかどうか
三つの仕分けルールでも最大8工程かかるため、仕分けルールの数が多くなれば多くなるほど、確認作業の工数が増えるのである。
