マイクロソフトのOutlookは多くの企業で使われているコミュニケーションツールだ。ビジネスパーソンの生産性を高めるには、メールを効率的に素早く処理できる能力が必須といっても過言ではない。Outlookには、条件を指定してメールを仕分ける機能が搭載されている。本記事では、メールの仕分け方法の中でも「仕分けルール」と「検索フォルダー」の違いを比較しながら、それぞれのメリットとデメリットを紹介していこう。「仕分けルール」と「検索フォルダー」のいずれかしか利用していない人は、ぜひ参考にしてほしい。
（画像＝Outlookの「仕分けルール」と「検索フォルダー」の違いとは？、『BCN+R』より引用）
メール処理のコツは、優先順位をつけること
例えば、同じタイミングで同僚と取引先、部下からメールが届いた場合、どのメールから処理しようと考えるだろうか。現実問題として、どれから先に処理するかという判断は難しく、置かれている立場や環境、メールを見た時間などで変わってくる。
営業職であれば、顧客対応を最優先に取引先のメールから処理するだろう。しかし、管理職で従業員がたくさんいるような場合、従業員から届いたメールを優先して処理しても不思議ではない。
なぜこのようにメール処理に優先順位をつけるかと言うと、メールを受信してから返信するまでの時間が長引くほど相手に不安感を与えるためだ。そこで、優先順位付けを手助けするために、メールの仕分けを行うのである。
メールの仕分け方法とは、送信元のメールアドレスや件名など、判断のトリガーとなる要素からフォルダー分けを行うことである。
（画像＝メール処理のコツは優先順位付け、『BCN+R』より引用）
仕分けルールを使ったメール仕分け術
Outlookを使ったメールの仕分け方法で有名なのは、仕分けルールを使ったメール仕分け術だろう。メール仕分け＝仕分けルール設定と考えている人もいるのではないだろうか。さっそく手順を紹介していく。
（画像＝仕分けルールを使ったメール仕分け、『BCN+R』より引用）
