目次
ガントチャートの作り方
　・タスクの洗い出しとWBSの作成
　・各タスクの作業時間の見積もりと作業日程の決定
　・ガントチャートに入力
　・担当者の決定
無料で使えるガントチャートのテンプレート
　・エクセルによるガントチャートのテンプレート
　・スプレッドシートによるガントチャートのテンプレート

ガントチャートの作り方

基本的なガントチャートについて理解したところで、その作り方を説明します。
ガントチャートを作るためには、大きく4つのステップがあります。
順番に説明していきます。

タスクの洗い出しとWBSの作成

まず最初に、タスクを洗い出してWBSを作成します。
タスクを洗い出すときのコツは、作業の枠組みの中で一番大きいものから書き出すことです。
そこから、メンバー内でプロジェクトの全体像を共有できるところまで、各タスクの細分化を行います。あまり細かくしすぎると進捗管理が大変になるため注意してください。

ガントチャートでは、WBSの質が悪いとプロジェクト破綻します。
この項目が一番重要と言えるため、時間をかけて慎重に作成しましょう。

各タスクの作業時間の見積もりと作業日程の決定

次に、洗い出したタスクにかかる作業時間を見積もり、各タスクの開始日と終了日を決めます。
ここでポイントとなるのが、タスクの関係を精査して最適な作業計画を作成すること作業依存関係を明確にするとトラブルを考慮し各タスクの作業時間に余裕を持たせることです。

また、マイルストーンとクリティカルパスの設定を行い、プロジェクト全体の重要部分を明確にしておきましょう。

ガントチャートに入力

ガントチャートの作成ツールもしくはエクセルやスプレッドシートを使い入力します。

縦軸に、タスクおよびその担当者や開始日完了日を、横軸に日時を入れて作成することが多くあります。後述しますが、エクセル、スプレッドシートには無料のテンプレートがあるため、それを利用すると効率的に作成ができます。

また、横軸には矢印などの図形や色を使い分けることで進捗状況を見やすいように工夫もできます。
入力後は、タスクの入れ忘れがないか、作業依存関係がわかるようになっているか確認しましょう。

担当者の決定

最後に各タスクの担当者を決めて記入していきます。
タスクごとに担当者を分散させることを意識してください。
特定の担当者の割合が大きいと病気など万が一のことがあったにプロジェクトに与える影響が大きくなります。

また、タスクによる担当者の負担にも考慮が必要です。ガントチャート上ではタスクの難易度や求められるスキルが見えません。得意、不得意も担当者によって異なるので、気を付けましょう。

これらに注意しながら、各自の作業範囲と役割を明確にし、プロジェクトを完遂できるように個人やチームにタスクを割り当てていきます。
担当者記入後は、メンバー内で共有を行いプロジェクト開始に備えます。

無料で使えるガントチャートのテンプレート

ガントチャートには、多くの専門ツールがありますが、使用料がかかることや使い慣れるまでに時間がかかるのが難点です。

そして、エクセルやスプレッドシートでもガントチャートは無料で作成できるため、使いやすさもあり多くの企業で利用されています。
ここでは、エクセルとスプレッドシートそれぞれのガントチャートのテンプレートについて説明します。

エクセルによるガントチャートのテンプレート

1からガントチャートを作成するのは大変なので、テンプレートをダウンロードすることをおすすめします。
マイクロソフトの公式ページからエクセルファイルによるガントチャートが無料でダウンロードできます。
タスクや担当者といった基本項目がすでに入力されているので、作成する手間が大幅に割けると。
また、「エクセル　ガントチャート　テンプレート」と検索すれば、他にもさまざまなガントチャートのテンプレートが出てくるので、一度調べて用途に合ったものを探しても良いでしょう。

スプレッドシートによるガントチャートのテンプレート

Googleスプレットシートのテンプレートも、Googleアカウントがあれば誰でも利用ができます。
こちらもエクセルと同様に基本情報が入力されています。
テンプレートの入手手順は以下のとおりです。

・Googleアカウントにログインする
・画面右上にあるGoogleアプリからスプレッドシートを選択
・テンプレートギャラリーをクリックしプロジェクト管理の中からガントチャートを選択
・ガントチャートのテンプレートが開き、自由に編集が可能になる

また、スプレッドシートでは、編集権限と共有メンバーの設定もできるので、プロジェクトとの関わり方によって権限を決めるといいでしょう。

設定の仕方は、以下のとおりです。

・ガントチャートを開き、右上の共有を選択
・「ユーザーやグループと共有」と「リンクを取得」というが画面が表示される
・「ユーザーやグループと共有」に共有したい人のメールアドレスを入力
・「編集者」もしくは「閲覧者」の権限設定を行い、送信を押す
・「リンクを取得」の右にあるリンクコピーを押し、URLを伝える