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スケジュール管理の苦手意識が強い人に試してほしい対策
スケジュール管理の苦手意識をピンポイントで克服し、業務効率化を目指そう
スケジュール管理の苦手意識が強い人に試してほしい対策
ここまで紹介してきたアプリやツールは、すべて私自身が一度は使ったことのあるものです。ここで紹介した他にも、たくさんのアプリやツールを試してきました。というのも、何を隠そう私自身スケジュール管理がとても苦手だからです。今でも気を抜くとすぐに仕事量が多くなってしまい、時間がなくてあたふたしています。
また、会社や働き方、ライフスタイルなどが変われば、使い慣れたアプリやツールでも使いづらくなります。環境が変わって違和感があれば、私はアプリやツールをすぐに変えるようにしてきました。そこにストレスがあると、ついスケジュール管理を怠ってしまう自分がいるからです。
このような経験から、スケジュール管理の苦手意識が強い人に意識してほしい対策方法をいくつかお伝えします。
対策1. 複数アプリやツールを同時に使う
スケジュール管理のための機能が充実したアプリやツールの多くは、無料版があります。個人で使うのであれば、無料のままでも問題なく使えるアプリは意外と多いのです。
ですから、単一のアプリやツールにこだわることなく、気になったものは実際に使ってみてください。メリットの異なるアプリやツールを同時に使ってみると、機能比較もしやすくなります。複数のツールを使ってみて、初めて自分に合った管理方法に結びつくこともあります。
対策2. スケジュールを仕事仲間や家族と共有してみる
もしも気兼ねなく自分の予定を共有できる家族や仕事仲間がいるようでしたら、必要性の有無を問わず、スケジュールを共有することをおすすめします。誰かが見ている状況を作るだけで、そこに入力や管理のモチベーションが生まれ、見やすさを心がける習慣もつくからです。
少し本題とは逸れますが、私は自身のSlackワークスペースで『日報』というチャンネルを作成しました。今までお世話になったフリーランスの方も自由に見たり記入したりすることができるようにしており、仕事を共にしていないときも、誰が何をしているかなんとなくわかる状態になっています。こういったゆるい形での共有も、意外とスケジュール管理に効果的でした。スケジュール管理の課題解決方法はアプリやツールの適応性だけではないということを学びました。
対策3. スケジュールを紙に書いてみる
仕事量が増えすぎてどうにもならなくなってしまった場合や、新しくアプリやツールを導入する暇すらない場合は、とりあえず白紙にすべてのタスクを棚卸ししてみてください。考える余白を作るために、タスクを忘れても大丈夫という状況を作ってあげましょう。
スケジュール管理はすべての仕事を効率化するための基盤ですが、忙しくなりすぎると真っ先におろそかになる業務だと思います。スケジュール管理ができないまま仕事に追われてしまう悪循環から逃れるために、一番手っ取り早いのは紙に吐き出すことです。そこで優先順位をつけながら一つずつの予定をクリアしていけば、アプリやツールでスケジュールを管理する余力も生まれてくるはずです。
スケジュール管理の苦手意識をピンポイントで克服し、業務効率化を目指そう
スケジュール管理の苦手意識は、段階や課題に応じた対策を練っていけば、きっと克服できるものです。
選ぶアプリやツールを柔軟に変えながら、管理する意識を継続することさえできれば、スムーズに仕事が進むようになります。仕事が思うように進まないという悩みはつきものですが、ぜひ自分に合った管理術を見つけ、気持ちよく仕事ができる環境を整えてみてください。
（執筆：宿木雪樹 編集：少年B）
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