コロナ禍でリモートワークが増え、一人ひとりのスケジュール管理スキルを求められる機会が増えました。また、心機一転フリーランスになって、改めてセルフマネジメント力に課題を感じる人も多いようです。スケジュールやタスクを自分で管理するのが苦手な人は、どうすれば克服できるのでしょうか。

筆者は会社員とフリーランスそれぞれ経験し、あらゆるアプリやツールを試しながらスケジュール管理の苦手意識と戦ってきました。その経験から導き出したスケジュール管理との向き合い方や、実際に使ってみておすすめできるアプリ・ツールを紹介します。

目次
スケジュール管理が続かない、うまくいかないのはなぜ？
自分の性格や働き方に合った入力・整理ができるアプリやツールを探そう

スケジュール管理が続かない、うまくいかないのはなぜ？

スケジュール管理をはじめとしたセルフマネジメントは、業界を問わず、ほぼすべてのビジネスパーソンが求められるスキルです。一方で、スケジュール管理の画一化されたノウハウはありません。なかなかうまく時間や予定の調整ができず、苦手意識を持つ方も多いでしょう。

また、リモートワークや独立など、昨今は働き方が大きく変わる要因も増えてきています。新しい環境下で適したスケジュール管理方法を模索している方も多いのではないでしょうか。

そもそもなぜスケジュール管理がうまくいかないのか、その課題を洗い出すところから、スケジュール管理の苦手意識と向き合ってみましょう。

課題1. スケジュール管理のための入力が習慣化できない

まずスケジュール管理のためには、何らかのツールにスケジュールを入力しなければなりません。この行為を習慣化できさえすれば、効率的なスケジュール管理の第一歩を踏み出すことができます。

もしも予定を入力する行為が習慣化できていない場合は、どうすれば自分がストレスなく予定を書けるのか、改めて考えてみましょう。「入力項目が多くて面倒」、あるいは「入力するPCや手帳といったツールを持ち運んでいない」などの課題が見えてくるはずです。

課題2. スケジュール管理するための情報整理ができない

次に、可視化したスケジュールを滞りなく進めるためには、予定の整理が必要です。ただ日程や納期を把握するだけでなく、その予定の重要度や関わるメンバー、タスク処理にかかる時間などさまざまな情報を整理しなければ、スケジュールを管理することはできません。

スケジュール入力はできるのにトラブルが起こりやすい、予定変更が多いという方は、適切な情報整理ができる環境を整える意識を持ってみましょう。

課題3. スケジュール以外の時間を認識できていない

最後に、可視化できるスケジュールだけにこだわらず、それ以外の時間の使い方にも着目してみましょう。スケジュール入力や整理ができているにも関わらず、いつの間にか仕事に追われてしまうという人は、とくにスケジュールの余白に対する注意が必要です。

たとえば休憩中のニュースチェックや朝の準備時間、寝る前のルーティンなどは、ほとんどの場合スケジュール化されていません。24時間の中で自分が意識していない時間こそ、スケジュール管理の盲点になっている可能性があるのです。

自分の性格や働き方に合った入力・整理ができるアプリやツールを探そう

このように、「スケジュール管理が苦手」と一言でまとめても、苦手と感じる原因や課題はさまざまです。そのため、スケジュール管理が苦手な方は、やみくもに人気ツールを使ったり誰かに合わせたりするのではなく、個々の性格や働き方に合った対策をしていくことがとても大切です。

そこで、今回は先ほど挙げた代表的な課題それぞれに対しておすすめのアプリやツールを紹介していきます。