労務管理システムを導入するメリット・デメリット
労務管理システムは、業務効率の向上やミスの削減に役立ちます。しかし、導入や運用にあたっては注意すべき点もあります。ここでは、導入前に知っておきたいメリット・デメリットを整理します。
労務管理システムのメリット
労務管理システムを導入することで、人事情報や書類管理を一元化でき、業務の効率化が進みます。社会保険や年末調整などの書類作成も自動化され、人的ミスを大幅に削減できます。また、法改正への対応もスムーズになり、内部統制や監査対応の強化にもつながります。属人化を防ぎ、情報の引き継ぎも容易です。
労務管理システムのメリット
- 書類作成・申請の自動化により業務効率が向上
- ミス削減や法令対応の精度向上
- 情報の一元管理による属人化の防止
- 監査対応・ガバナンスの強化
- 部署間での連携がしやすくなる
労務管理システムのデメリット
良い面がある一方で、導入にはいくつかの課題もあります。初期費用や月額費用がかかるほか、設定や操作に慣れるまでに時間を要するケースもあります。既存業務との整合性を取るための調整や、従業員への説明・教育が必要になる点も見逃せません。また、クラウド型の場合はセキュリティへの配慮も不可欠です。
労務システムのデメリット
- 初期費用や運用コストが発生する
- 導入・定着までに時間と手間がかかる
- 自社業務に合わせた設定調整が必要
- 従業員への操作説明・教育が必要
- セキュリティや情報管理の体制が求められる
労務管理システムの主要機能
労務管理システムには、書類作成や申請業務を効率化するための多彩な機能が搭載されています。ただし、業務内容や自社の規模によって、必要とされる機能は異なります。まずは、代表的な機能と他システムとの連携について整理しておきましょう。
労務管理システムによくある機能一覧
労務管理システムには、入退社手続きや社会保険の申請、書類の作成・保管など、煩雑な業務を効率化する機能が多く備わっています。人事情報を一元化することで、重複作業やミスを減らし、業務の属人化も防げます。また、年末調整やマイナンバー管理といった法令対応の機能も搭載されており、コンプライアンス強化にもつながります。
| 機能 | 主な内容 |
|---|---|
| 入退社手続き | 入社・退職時の書類作成、チェックリスト管理など |
| 社会保険対応 | 健康保険・厚生年金・雇用保険などの電子申請対応 |
| 年末調整 | 書類回収、控除申告、給与システムとの連携など |
| 雇用契約管理 | 雇用契約書の作成・電子署名・更新履歴の管理 |
| マイナンバー管理 | セキュリティ対応を含むマイナンバーの収集・保管 |
| 帳票出力 | 各種法定帳票（36協定、就業規則届出など）の自動作成 |
| アラート通知 | 手続きの期限や更新情報の自動通知 |
連携できる外部システム
労務管理システムは、勤怠や給与、経費など他のシステムと連携することで、管理者だけでなく従業員にとっても使いやすくなります。たとえば、申請や承認が一つの経路で完結すれば、確認の手間が減り、申請漏れや承認の抜けも防げます。情報がスムーズに流れることで、全体の業務効率も高まります。
よくある連携先
- 勤怠管理システム（申請内容が自動で反映）
- 給与計算ソフト（勤怠や人事情報と連携）
- 経費精算システム（申請・承認ルートの統一）
- 電子契約サービス（契約書の確認・承認が簡単）
- 会計システム（支払・控除データと連動）
