勤怠管理システムの主な機能
勤怠管理システムには基本的な出退勤管理にとどまらず、データ集計や休暇管理、残業抑制、他システムとの連携など、さまざまな機能が備わっています。まずは、代表的な機能を一覧で見てみましょう。
| 機能カテゴリ | 主な機能例 |
|---|---|
| 出退勤打刻 | ICカード打刻、スマホ打刻、GPS打刻 |
| 勤怠データ集計・レポート | 勤怠集計、残業・休暇レポート、ダッシュボード |
| シフト・休暇管理 | シフト作成、休暇申請・承認、取得状況管理 |
| 残業管理・アラート | 残業超過アラート、36協定遵守管理 |
| 申請・承認ワークフロー | 各種勤怠申請、承認フロー、自動履歴保存 |
| 他システム連携 | 給与計算・人事管理システムとのAPI連携 |
このように、勤怠管理システムは単なる時間管理にとどまらず、労働時間の適正管理や業務効率化、コンプライアンス強化を支援する仕組みが整っています。
出退勤打刻機能（ICカード・スマホ・GPS対応）
勤怠管理システムには、リモート勤務や外回り、現場作業など、働く場所や環境が異なる場合でも、正確に勤務時間を記録できる機能が揃っています。柔軟な働き方をサポートするために、さまざまな打刻方法を利用できるのが特徴です。
現在主流となっている打刻方法には以下のようなものがあります。
物理的な打刻方式
- ICカードリーダー
- 指紋・指静脈認証
- 顔認証システム
- 専用タイムレコーダー
デジタル打刻方式
- スマートフォンアプリ
- PC・タブレットでのWEB打刻
- GPS連携による位置情報記録
- QRコード読み取り
テレワークや出張がある従業員が多い場合は、スマホ打刻対応の勤怠管理システムがおすすめです。PCや認証機器が不要で、どこからでもスマホで簡単に打刻できます。GPS機能を使えば、出張先の位置情報も記録できるので、勤務場所の把握も可能です。スマホ＋GPS打刻や顔認証など、勤務スタイルに合わせた使い分けができます。
勤怠データの集計とレポート機能
勤怠管理システムでは、勤怠データが自動で集計され、レポートも迅速に出力できます。手作業による集計ミスや工数を減らし、管理者は勤務状況をスムーズに把握できるようになります。
主要な集計・レポート機能は以下の通りです。
基本集計機能
- 月次勤怠集計表の自動作成
- 残業時間、休暇取得状況の集計
- 部署別、個人別の勤務実績レポート
- CSV形式でのデータ出力
分析・可視化機能
- 残業傾向のグラフ表示
- 休暇取得率の可視化
- 労働時間の推移分析
- ダッシュボードでのリアルタイム確認
これらの機能を活用すれば、複雑な勤怠データも自動で整理でき、必要な情報をすぐに取り出せます。勤務時間や休暇取得状況を視覚的に把握できるため、人件費や残業コストを管理しつつ、労働環境の健全性をチェックすることにも役立ちます。
シフト・休暇管理
勤怠管理システムを使えば、シフト作成や休暇管理をスムーズに進めることができます。紙やExcelに頼った場合に起こりがちな集計ミスや承認漏れを防ぎ、管理業務の負担を減らす効果が期待できます。
シフト管理機能
- 自動シフト作成機能
- シフトパターンの登録
- シフト変更の履歴管理
休暇管理機能
- 有給残日数の自動更新
- 各種休暇（特別休暇・代休・振休等）の管理
- 休暇申請・承認ワークフロー
- 取得義務のある有給休暇のアラート通知
有給休暇、代休、振休、慶弔休暇など、多様な休暇制度に対応し、取得状況を一元管理できます。時間単位・半日単位の取得や有効期限設定にも対応しており、ルール管理が簡単になります。
また、自動シフト作成や有給残日数の自動更新、申請・承認ワークフロー機能も搭載されており、労務管理を効率化し、担当者の負担軽減につながります。
残業管理と自動アラート通知
勤怠管理システムには、労働時間の過剰な超過を防ぐため、一定時間を超えた場合に自動でアラートを通知する機能が搭載されています。36協定の遵守や、法令違反のリスクを未然に防ぐために有効です。
アラート機能の具体例
- 月45時間超過時点で管理者にメール通知
- 日次・週次の労働時間上限チェック
- 36協定の上限値に近づいた際の警告表示
- 連続勤務日数の監視とアラート
残業管理の詳細機能
- 事前残業申請、承認フロー
- リアルタイムでの残業時間確認
- 部署別、個人別の残業状況分析
- 法定時間外労働の自動判定
この残業管理の機能では、時間と日数を基準に、残業時間や遅刻回数が一定の値を超えた場合にアラートを表示できます。打刻忘れなどの計算できないデータも一覧で確認できるため、管理者は従業員の労働状況をリアルタイムで把握し、法令違反のリスクを事前に回避できます。
申請・承認・ワークフロー機能
勤怠管理システムの申請・承認機能では、有休・残業・早退など勤怠に関わる手続きを一元管理できます。すべての申請から承認までをデジタル化することで、業務効率を高めるだけでなく、過去の履歴も正確に保存でき、労務管理の透明性向上にもつながります。
申請機能
- 各種休暇申請（有給・特別休暇・代休等）
- 残業・早退・遅刻の事前申請
- 打刻修正申請
- シフト変更申請
承認・ワークフロー機能
- 複数段階の申請、承認フロー設定
- 承認者の代理設定、権限移譲
- 申請状況の進捗確認
- 承認履歴の保存、監査対応
管理・可視化機能
- 申請のステータスを表示
- 過去の申請履歴検索・参照
- 承認遅延のアラート通知
申請から承認までの流れをデジタル化することで、これまで見えにくかった業務プロセスを可視化できます。さらに、申請履歴も自動で保存されるため、労務管理の効率化と透明性向上に役立ちます。申請者自身も進捗を確認できるため、手続きの管理がしやすくなります。
給与・人事システムとのAPI連携
勤怠管理システムには、他システムと連携する機能が備わっています。勤怠データを給与システムなどへ連携すれば、データの二重管理や手入力作業を削減できます。
主要な連携先システム
- 給与計算ソフト
- 人事管理システム
- 会計ソフト
- 経費精算システム
連携によるメリット
- 勤怠管理以外の業務効率化
- データの二重入力作業の排除
- 転記ミスや計算ミスの防止
- 月次処理時間の大幅短縮
このようなAPI連携により、勤怠管理から給与計算まで一気通貫した業務プロセスを構築できます。
