勤怠管理システムとは？普及している背景
勤怠管理システムとは、企業が従業員の出退勤時間や休暇、残業時間などをデジタルで記録・管理するためのツールです。従来はタイムカードやExcelによる手作業管理が中心でしたが、近年はICカードやスマートフォンアプリ、クラウドサービスを活用したリアルタイム管理へと移行が進んでいます。
勤怠管理システムが普及している背景には、政府による働き方改革関連法の施行に加え、コロナ禍によるテレワークの拡大、さらに電子帳簿保存法・労働基準法改正への対応があります。企業は、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方を支援すると同時に、労働時間の適正な把握と記録のデジタル化を進める必要に迫られています。
最近では、スマートデバイスを使った打刻や、位置情報（GPS）による出勤管理、AIによる勤務実態分析など、クラウド型勤怠管理システムの多機能化・高度化が加速しています。
近年の勤怠管理システムのタイプ
従来の勤怠管理は、紙のタイムカードを機械に差し込んで打刻する方法が一般的でした。しかし、近年はミスや不正を防止し、業務効率を向上させるために、より高度な勤怠管理システムが普及しています。
勤怠管理システムは、打刻方法が多様化しており、自社の働き方や職場環境に適した手段を選定することが重要です。現在利用されている代表的な打刻方法は以下のとおりです。
店舗・オフィス勤務向け
ICカードリーダーによる打刻
社員証や交通系ICカードを専用リーダーにかざして出退勤を記録する方式です。パソコンを起動する必要がなく、出入りの多い職場での利用に適しています。
指静脈認証・顔認証による打刻
指や顔の生体情報を使って本人確認を行い、打刻を実施する方式です。不正防止を重視する企業に適しています。
タブレット・PCからの打刻
共有タブレットやパソコンにログインし、社員IDやパスワードで本人確認を行って打刻する方式です。デスクワーク中心の職場で多く採用されています。
テレワーク・外勤勤務向け
スマートフォンによる打刻
専用アプリやブラウザを利用して、スマートフォンから打刻する方式です。在宅勤務や出先での業務に適しています。
GPS連携による打刻
スマートフォンの位置情報を取得し、打刻時の場所を記録する方式です。営業職やフィールドワークが中心の業務に効果的です。
WEBブラウザからの打刻
インターネット接続環境があれば、どこからでもブラウザを通じて打刻できる方式です。特別な機材が不要なため、導入コストを抑えたい企業に向いています。
