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ビジネスにおける「言った言わない」の水掛け論は、時間と労力を浪費し、信頼関係を損なう深刻な問題です。特に重要な取引や意思決定において発生した場合、企業に大きな損失をもたらす可能性があります。こうしたトラブルを未然に防ぎ、万が一発生した場合でも適切に対処するための具体的な方法を解説します。

よくあるトラブルの実例

対外的なトラブルで多いものの一つに、口頭での合意に基づく取引があります。長年の取引関係がある企業間では、お互いの信頼関係を基に、正式な契約書を交わす前に業務を開始することがあります。しかし、このような慣習は大きなリスクを孕んでいます。

例えば、ある製造業の企業では、長年の取引先から「急ぎの案件なので、契約書は後日で構わないから先に製造を開始してほしい」という依頼を受けました。営業担当者は過去の取引実績を信頼し、口頭での合意のみで製造を開始しました。

ところが、発注元の企業で急な経営方針の転換があり、当該プロジェクトが中止になってしまいました。製造にかかった費用の支払いを求めると、「正式な発注はしていない」「あくまで検討段階だった」という主張がなされ、結果的に大きな損失を被ることになりました。

このような事例は、仕様変更や追加作業の口頭依頼、納期や価格に関する電話での交渉、担当者の異動や組織変更時の引き継ぎ不備など、様々な場面で発生します。当初は双方が同じ認識を持っていても、時間の経過とともに記憶が曖昧になったり、都合の良い解釈をしたりすることで、認識のズレが生じやすくなるのです。

トラブル防止のアプローチ

こうしたトラブルを防ぐために最も重要なのは、すべての合意事項を文書化することです。商談が終わったら、その日のうちに議事録を作成し、相手方にメールで送信して確認を求めることを習慣化しましょう。「本日の打ち合わせでご相談した内容について、以下の通り理解しておりますが、相違ございませんでしょうか」という形で、合意内容を明確に記載します。