その会議の参加者は本当に適切？責任と権限から考えよう

会議に招集される者は、その会議の目的に貢献できる役割を果たす必要があります。

責任と権限はイコールにすべきですが、責任と権限の明確化は、参加者がどこまでの意思決定を行えるか（＝決めねばならないか）、またはどの程度まで影響を与えることができるかを定義します。責任を持たない参加者が権限のないところに意思決定をしたり、逆に責任・権限を持つ者が参加しない場合、会議は本来の目的を果たせません。

責任・権限の範囲を明確にすることで、会議がスムーズに進行し、重要な決定が迅速に行えるようになります。

会議の参加者を決める基準

参加者を決める基準としては、以下のポイントが挙げられます。以下は特に「進捗報告の会議」について具体的なやり方を取り上げます。

会議で決定した事項を実行に移す責任を負う人物。つまり、実行責任者＝部下側にあたります。この人が欠けていると、決定しても実行に移せず、会議の成果が活かされません。

議での議題について最終的に意思決定を行う責任を負う人。これにはリーダーや上司が該当します。上司は部下の責任を包含する関係であるので、実行責任者＝部下側の責任に対して管理責任が発生している人を招集します。

マスト条件ではありませんが、会議で必要な情報を提供する者や、特定の領域に関する知識を持つ専門家が参加しても良いです。これらの参加者が不足すると、意思決定が不完全なものになりやすいです。しかし、役割はあくまで知識の共有であり、意思決定を行う権限はありません。

役割がない人が参加するリスク

役割を構成する要素は責任と権限ですが、意味がない参加者がいると、会議の進行に無駄な時間を費やし、重要な決定が遅れるなど、以下のような問題が生じる可能性があります。

重要でないトピックや、決定権のない参加者が関わることで、会議が本来の目的から逸れることがあります。