会議の参加者を適切に選定することは、会議の運営や成果に大きな影響を与えます。「必要な人が参加していなかった」や「無駄な人が参加した」といった事例は、会議の質を低下させる要因となり得ます。
これを防ぐためには、誰が参加すべきかを決める基準と、その前段にある役割や責任、権限を明確にすることが重要です。
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会議の種類と目的
まず、会議の分類について明確にする必要があります。会議は大きく分けて３つの種類があります。
情報共有の会議主に上司から部下に必要な情報を伝える会議のことです。ポイントは次の２点です。
全社ルールの変更追加など、共有が必要なこと 部下が責任を果たす上で知る必要なこと、もしくは、責任範囲の増減すること
“話し合い”の会議
ブレインストーミングやアイデアだしの会議など。 ポイントは、会議オーナーが方向性や枠組みなど全体ルールを事前に指し示し決めてある状態ではじめることです。それが無いままではじめると、ロスタイムが多くなります。
進捗報告の会議目標に対する進捗を確認する会議のことです。部下から上司に説明する形式をとります。進捗会議は“議論”の場と誤解している場合が多いですが、“約束の場”であることをしっかりと認識する必要があります。つまり、①未来の結果（＝次の目標）と②行動変化（＝どのようにしてその目標に到達するか）を部下が上司に対して約束をします。
これらの会議の種類分けがなされていなかったり、混同して行われる場面が多く見られます。まずは、この会議はどのような種類の会議で、何を目的としているのかを明確に見極め、もし同時に複数の種類の会議が行われようとしていた場合、分けて実施することをお勧め致します。
なぜなら、会議の種類や目的によって参加を要請する人が変わってくるためです。これを行うだけでも、無駄な人が参加していたということは避けることができるからです。
