【例文】見積もり送付・添付返信するメールの書き方は？ポイントとテンプレート、シーン別の例文を紹介

見積もりを依頼された場合、メールで見積書を添付して送付することが一般的です。では、見積もりを依頼された際には、どのような内容でメールを返信したらいいのでしょうか。

本記事では、見積書を依頼された際の返信について詳しく紹介します。

見積もり依頼への返信メールの書き方の5つのポイント

見積もり依頼メールは契約獲得に繋がる大きなチャンスです。返信の仕方ひとつで契約が白紙になる可能性もあるので、メールの内容には注意しましょう。資料のPDF化や内容のダブルチェック、件名の工夫など返信メールの書き方のポイントをご紹介します。

ポイント1．見積内容の項目・行うことを明確に書き示す

見積り依頼に対して返信メールを書く際の1つ目のポイントは、見積内容の項目や行うことを明確に書き示すことです。

見積書を添付した状態で返信する際、どのような内容で見積書を作成したのかを明確に書き出しておくと安心です。【ご依頼内容】との項目を作成し、その下に見積もり依頼で共有された内容を箇条書きで書き出します。

受領した側も、送付した側も、メールの文面を見ただけで見積書の内容を把握することが可能です。同じ企業から複数の問い合わせがきた場合には、こうした配慮は喜ばれます。

ポイント2．見積書の内容や金額を改ざんできないようPDF形式にする

見積り依頼に対して返信メールを書く際の2つ目のポイントは、内容や金額を改ざんできないように、PDF形式の見積書を送付することです。

見積書は通常、ExcelやWordで作成します。その形式のまま送付してしまうと、相手側で内容を書き換えることができてしまうため、トラブルが起きる可能性があります。作成自体はExcelやWordで問題ありませんが、送付する際は必ずPDF形式にして送りましょう。

ポイント3．商品やサービスのアピールポイントを記載する

見積り依頼に対して返信メールを書く際の3つ目のポイントは、商品やサービスのアピールポイントを記載することです。

見積もりを依頼された場合、自社の商品やサービスは検討はされている状態ですが、相見積もりの可能性もあります。競合の商品やサービスではなく、自社を選んでもらえるように、アピールポイントを記載しておくことがおすすめです。

製品カタログを同封したり、異なる価格帯の似た製品を案内したりするのがおすすめです。セールス感が強すぎると敬遠される可能性があるので、アピールの文章はメールを送る前に何度かチェックしましょう。

ポイント4．金額や内容に間違いがないか十二分に確認する

見積り依頼に対して返信メールを書く際の4つ目のポイントは、金額や内容に間違いがないか十二分に確認することです。

見積書は社内の申請や検討の際に使われる資料です。内容に誤りがあると作成し直す手間が発生するだけでなく、先方にも迷惑がかかります。作成後は上司や先輩にもチェックしてもらうことで、誤った情報のまま送付するリスクを軽減できます。

ポイント5．見積書が添付されているとわかりやすい件名にする

見積り依頼に対して返信メールを書く際の5つ目のポイントは、見積書が添付されているとわかる件名にすることです。

後日、メールを新規作成し、見積書を送付する際には件名に注意します。見積書が添付されていることがわかるように「【見積書送付】「◯◯（サービス名）」見積書のご送付」「「◯◯（サービス名）」見積書ご送付の案内」など、件名に見積書を添付している旨を記載しましょう。

用件をわかりやすくすることで、メールの確認漏れを防げるほか、見積書の有効期限までに返信してもらえる可能性が高まります。