メールのインライン返信とは、相手からのメールにある質問や確認事項を引用し、その下にそれぞれの回答文を記入する返信方法です。一問一答形式で回答できるので、相手にとってわかりやすく、返信する側の回答漏れも防ぎやすいです。

本記事ではメールのインライン返信のメリットと注意点を紹介。具体的なやり方を、例文つきで解説します。


本記事の内容をざっくり説明



  • インライン返信のメリットと注意点

  • インライン返信のやり方

  • インライン返信の例文



メールのインラインとは

インラインとは、相手から送られてきたメールを引用し、質問や確認事項に対する回答を記入することです。ひとつのメールに複数の質問や確認事項がある場合、1つ目の質問の下にそれに対する回答を、2つ目の質問の下にそれに対する回答をというように回答を記入していきます。

インラインは元々IT業界で使われていた言葉で、「埋め込み」という意味があります。相手のメールの文章の中にこちらの回答を埋め込むという意味で、「インライン返信」と呼ばれるようになりました。

インラインで回答するメリット

メールにインラインで回答することで、メールのやり取りを効率化したり、回答漏れを防いだりできます。その理由を、インラインで回答する3つのメリットと併せて紹介します。

わかりやすく端的に回答できる

メールにインラインで回答する1つ目のメリットは、「わかりやすく端的に回答できる」ことです。

インライン返信では相手のメールを引用し、一問一答形式で回答を記入していきます。どの回答がどの質問に対するものなのかが一目でわかり、相手は質問への回答を確認しやすくなるでしょう。

また、引用した部分の文頭には、次のように「＞」の記号をつけます。


インラインの使用例



  • ＞Aの在庫はございますか？

    Aの商品は、10点在庫がございます。


    ＞送料はいくらになりますでしょうか？

    東京都への発送の場合、送料は1,000円です。

    1万円以上のご購入で送料無料となります。





「＞」のついている部分に質問・回答があると一目でわかるため、視覚的にもわかりやすくなります。

回答漏れを防ぎやすい

メールにインラインで回答する2つ目のメリットは、「回答漏れを防ぎやすい」ことです。

インライン返信では相手から送られてきたメールのなかにある質問・確認事項だけを引用し、それぞれの質問・確認事項の下に回答を記入します。先に質問・確認事項を抜き出し、回答メールに引用することで、「回答すべき内容の箇条書き」のようなものができあがります。

相手からのメールを見ながら回答メールを作成するよりも、箇条書きの各項目の下に回答文を記入していく方が、回答漏れを防ぎやすいです。回答漏れがないかの確認もしやすくなるでしょう。

情報共有がしやすくなる

メールにインラインで回答する3つ目のメリットは、「情報共有がしやすくなる」ことです。

相手の質問に対して一問一答で答えるインライン返信では、どの文章がどの質問への回答なのかが一目でわかります。インライン返信をしたメールをそのまま共有するだけで、当事者以外の人でもその内容をスムーズに確認できるでしょう。

誰にとっても見やすいこと、過去のやり取りを共有しなくても重要なことを簡単に共有できることから、複数人が関わるプロジェクトでは特に有効でしょう。