ビジネスシーンでは、取引相手や顧客にWordファイルやPDFなどの添付ファイルを送ることも多いものです。実は、あまりにもファイルの容量が大きいとメールでは送付できないケースがあります。

本記事では、メールで送信できる添付ファイルの容量の目安や、容量の大きい添付ファイルをメールしたい場合の5つの対処法をご紹介します。大きな容量のファイルを送る機会がある人は、ぜひ参考にしてください。


本記事の内容をざっくり説明



  • メールで送信できる添付ファイルの容量の目安は？

  • 大きな容量の添付ファイルをメールで送るデメリット

  • 容量の大きい添付ファイルをメールしたい場合の5つの対処法



メールで送信できる添付ファイルの容量の目安は？

メールやファイルには「容量」があり、メールサービスで送ることができる容量には上限があります。また、あまりにも容量が大きすぎると、ダウンロードに時間がかかりすぎるため、ビジネスシーンで送ってもよいとされている目安についても知っておきたいところです。

まずは、メールサイズの意味や、ビジネスマナーを守った添付ファイルの容量についてご紹介します。

そもそもメールサイズとは

そもそもメールサイズとは、添付ファイルや画像などを含むメールの容量のことをいいます。

添付ファイルを送信する際、ファイルを符号化するためメールサイズは約1.3倍になります。そのため、25MBまで送れるメールサービスの場合、実際には約18MBの添付ファイルまでしか送れない点に注意しましょう。

ビジネスマナーでは2MB程度がよいとされている

ビジネスマナーでは、メールで送信する添付ファイルは「2MB程度」がよいとされています。「2MB」とは、送信した後の約1.3倍されたサイズではなく、送信する前のファイルのサイズのことです。

もちろん、2MB以上のファイルを送ることは可能ですが、あまりにも大きいファイルを送ると、相手が受け取る際にダウンロードの時間がかかってしまうため、避けたほうがよいとされています。

2MB以上のファイルを送る際は先方に確認しよう

ビジネスシーンでは、2MB以上のファイルを送る機会があることも多いのではないでしょうか。頻繁に大きなファイルを送っていて信頼関係を築けている場合を除き、2MB以上のファイルを送る際は先方に確認をしたり、容量が大きいことを伝えるほうが無難です。

「いちいちファイルの容量を確認するのはめんどくさい……」と思う人もいるかもしれませんが、このような小さな気遣いが相手との信頼関係を構築するための大切なポイントです。