メールの送信ミスを起こさないための5つの対策方法
メールの送信ミスを何度もしてしまう人は、対策をすることをおすすめします。以下では、メールの送信ミスを起こさないための5つの対策方法を紹介。自分にあった方法を見つける参考にしてください。
- 送信前にメールアドレスや宛名などをチェックする
- 送信前にWチェックを行う
- 時間指定でメールを送信する
- 送信取り消し可能時間を変更する
- 誤送信対策機能を導入する
送信前にメールアドレスや宛名などをチェックする
メールの送信ミスを起こさないための1つ目の対策方法は、送信前にメールアドレスや宛名などをチェックすることです。
メールを書き終えるとすぐに送りたくなる気持ちはわかりますが、ぐっと抑えて、メールアドレスや宛名をチェックする癖をつけましょう。チェックを忘れがちな人は、デスクトップに「メールの宛名チェック」などを書いた付箋を貼るのも一案です。
送信前にWチェックを行う
メールの送信ミスを起こさないための2つ目の対策方法は、送信前にWチェックを行うことです。
例えば、まだメール作成に慣れていない新入社員のメールは、必ず先輩社員が確認をするなどと会社全体でルールを決めるといいでしょう。
しかし、すべてのメールにWチェックを行うのはかなり手間がかかってしまいます。「入社後ヶ月まで」「3連続修正なしになるまで」などと期間を決めてWチェックを行う体制を導入することをおすすめします。
時間指定でメールを送信する
メールの送信ミスを起こさないための3つ目の対策方法は、時間指定でメールを送信することです。
メールの間違いを送ってすぐに気がついたことがある人も多いのではないでしょうか。すぐに気がつくミスをしてしまう人は、時間指定でメールを送信することをおすすめします。
Gmailの場合、作成したメールは「送信日時を設定」できます。誤送信してしまいがちな人は、この方法を試してみてはいかがでしょうか。
送信取り消し可能時間を変更する
メールの送信ミスを起こさないための4つ目の対策方法は、送信取り消し可能時間を変更することです。Gmailを使った場合の、送信取り消し可能時間の変更方法を紹介します。
STEP1．「すべての設定を表示」をクリック
まずは、Gmailを開き、画面右上にある赤枠で囲まれたボタンを押し「すべての設定を表示」をクリックしましょう。
STEP2．「送信取り消し」の取り消せる時間を変更する
「送信取り消し」の取り消せる時間を変更しましょう。「5〜30」秒まで変更できます。
STEP3．「変更を保存」する
画面下部に移動し「変更を保存」します。これで送信取り消しできる時間を変更できました。
誤送信対策機能を導入する
メールの送信ミスを起こさないための5つ目の対策方法は、誤送信対策機能を導入することです。
誤送信により多大な損害が生まれる企業の場合、誤送信対策機能を導入することも一案です。一時保留や第三者チェックを義務付けることができるようになります。少なくないランニングコストがかかってしまうので、まずは、メールのWチェックから始めることをおすすめします。
