仕事でボトルネックが生じてしまう原因と対策方法
仕事でボトルネックが生じてしまう原因は複数あります。1つずつ解消していき、業務の効率化を図りましょう。考え得る原因と対策方法をご紹介します。
- 原因1．業務の属人化・ブラックボックス化
- 原因2．アナログな方法での業務遂行
- 原因3．非効率な承認フロー
- 原因4．人手不足での処理能力の低下
- 原因5．コミュニケーション不足
原因1．業務の属人化・ブラックボックス化
仕事でボトルネックが生じてしまう1つ目の原因として、業務の属人化・ブラックボックス化が挙げられます。
属人化とは、特定の業務に関する作業工程や状況を担当者以外に共有されていない状態のことを指します。ブラックボックス化はシステムや装置の利用者が内部の構造や動作原理を理解していない状態のことです。
業務のなかに属人化・ブラックボックス化している部分があると、ボトルネックとして作業の停滞を引き起こす原因となります。業務を分散したり、マニュアルを作成したりして属人化・ブラックボックス化が起こらないように対策しましょう。
原因2．アナログな方法での業務遂行
仕事でボトルネックが生じてしまう2つ目の原因として、アナログな方法での業務遂行が挙げられます。
代表的なアナログ業務のひとつが紙の資料でのやり取りです。確認時に資料を手渡ししなければならないうえ、情報の検索や更新にも手間がかかるため、ボトルネックになりやすいと言われています。
なかでも多いのが各種申請を紙で行うケースです。承認者や決裁者がオフィスにいなければ業務が進行できず、停滞や遅延が発生してしまい、ボトルネックになってしまいます。入力漏れがあった場合には資料を修正し、再度印刷して承認に回すので非常に手間がかかります。
アナログ業務を減らす方法は、デジタルツールの導入や業務プロセスのデジタル化などがあります。短期的に見ればランニングコストがかかり、従業員も新たな方法に慣れる必要があるので負荷が高いように思えますが、ボトルネックの解消や業務効率化など長期的に見れば大きなメリットがあります。
原因3．非効率な承認フロー
仕事でボトルネックが生じてしまう3つ目の原因として、非効率な承認フローが挙げられます。
非効率な承認フローとは、承認プロセスが多く、時間がかかるフローのことです。意思決定の速度が非常に遅いため、施策進行が停滞します。ボトルネックとなり当初計画していたスケジュールを押してしまう可能性があります。
非効率な承認フローを解消するには、承認プロセスを減らすことが必要です。プロセスの削減が難しい場合は、承認の状態を可視化できるようにワークフローシステムを導入しましょう。
原因4．人手不足での処理能力の低下
仕事でボトルネックが生じてしまう4つ目の原因として、人手不足での処理能力の低下が挙げられます。
慢性的な人手不足に陥っている企業では、ボトルネックが発生しやすいと言われています。人材が不足していると1人あたりの業務量が増えるため、作業が遅延しやすくなります。なかには手を付けられず未完了のまま時間が経過してしまう業務も生まれてしまい、全体の業務進行を妨げるボトルネックとなりかねません。
人手不足によるボトルネックの発生を少なくするには、積極的な採用活動や業務を切り出して一部を外部委託にするなどの対策が必要です。今後、日本は超少子高齢化社会を迎え、労働力となる現役世代が徐々に減少すると言われています。限られた人材を確保しボトルネックの発生を軽減するには、社内の教育制度を整えるのもひとつの方法です。
原因5．コミュニケーション不足
仕事でボトルネックが生じてしまう5つ目の原因として、コミュニケーション不足が挙げられます。
業務マニュアルが整備されており、十分な人材がいるにもかかわらずボトルネックが生じてしまっている場合は、部署間やチーム内のコミュニケーションが不足している可能性があります。
情報が正しく共有されていないと、業務の停滞や遅延が発生します。この問題を解決するには、プロジェクト管理ツールやチャットツールの導入、定期的な進捗共有の場を設けることなどが挙げられます。
特にリモート勤務の場合はコミュニケーションが不足しがちなので、ツールを使ったり業務フローを構築したりして対策しましょう。
