ダブルチェックの精度を高める方法

どんなに気をつけてダブルチェックをしていても、見逃しやミスは必ず起こります。ミスを防ぐには、「ミスは必ず起こるもの」という前提でいることが大切です。

そのうえで、ダブルチェックの精度を高めるために何ができるか、3つの方法を紹介します。

ツールを活用する

ツールを活用することで、ダブルチェックの精度と効率を高められるでしょう。

たとえばWordやExcelなどのチェックでは、「Ctrl+F」の検索機能が役立ちます。誤字脱字や数字の間違いを一箇所見つけたら、ほかの場所で同じ間違いをしていないか検索をかけてみましょう。目視で確認するよりも早く、確実に同じミスを見つけられます。

文章のチェックなどの場合は、AIをはじめ、校正ツールなどを利用するのも一案です。

RPAを活用して作業を自動化し、そもそもミスが起こらないようにするのもおすすめです。

ダブルチェックのルールを決める

ダブルチェックのやり方が毎回違うと、チェック精度がばらついてしまうでしょう。ダブルチェックのルールを決め、徹底することで、ミスを防ぎやすくなります。具体的には次のようなルールが考えられます。

  • どの作業を誰がチェックするか決める

  • ダブルチェックのタイミングを決める

  • チェックする順番や項目を決める

  • 指差し確認や声出しなど、チェック時の動作を決める　など


ミスが起きたら原因を突き止める

ダブルチェックでミスや見落としが起きたら、その原因を突き止め、対策を考えましょう。たとえば次のような原因・対策が考えられます。

  • 時間が限られていて焦ってチェックをしてしまった
    →ダブルチェックのためだけの時間を確保する

  • 数字の桁数を見間違えてしまった
    →「1000」ではなく「1,000」のように、数字にコンマを入れる

  • 担当者の変更と同時にミスが起きた
    →前任者からの引継ぎやアドバイスのための時間を設ける、前任者のノウハウをナレッジ化する　など


疲れと慣れはダブルチェックの大敵！ルール作り・ツール活用でミスを防ごう


本記事のまとめ


  • チェック精度を重視するなら「2人連続双方向型」「クロスチェック」がおすすめ
  • 単純な確認作業には1人でのダブルチェックがおすすめ
  • ダブルチェックのルールの策定・改善により、チェック精度を高めよう



ダブルチェックにはいくつかのやり方があり、チェックの対象や内容により適した方法は異なります。単純な確認作業なら1人での、チェック精度を重視するなら2人のダブルチェックがおすすめです。

ミスを防ぐためのルールを決めること、それでもミスが起きたときは原因を突き止め、再発防止の対策を取ることが大切です。指差し確認や声出し、チェックのタイミングなどはもちろん、休憩や担当者の入れ替えなどの「疲れと慣れを防ぐためのルール」も設けましょう。

その他、AIやツールの活用なども取り入れながら、ミスのない仕事ができる仕組みを作成してみてはいかがでしょうか。