【例文つき】病院見学の申し込みメールの書き方・返信のマナーを解説！よくある質問の回答あり

病院見学の申し込みメールは、一般的なビジネスメールと同じような構成で作成します。端的にわかりやすく用件を伝えることに加え、メールの送信時間にも気を配りましょう。

本記事では、病院見学の申し込みメールや返信メールの書き方を例文つきで解説。メール送信のタイミングや、病院見学のよくある質問にも答えます。これから病院見学のメールを作成する方は、ぜひ参考にしてみてください。

病院見学の申し込みメールの書き方のポイント

まずは、病院見学の申し込みメールを書くうえでのポイント、マナーを6つ紹介します。これらは病院見学以外の、ビジネス用のさまざまなメールに活用できるので、しっかり頭に入れておきましょう。

ポイント1．わかりやすく短い件名にする

メールを受け取った人が、届いたメールが病院見学の申し込みのためのメールだと一目でわかるよう、端的な件名をつけましょう。内容がわからない件名、そもそも件名を入れないのはNGです。

メールの受け取り手である病院の事務スタッフは、一日に何十件、何百件ものメールを受け取り、チェックしています。わかりやすく短い件名をつけることは彼らに対する配慮であると同時に、申し込みメールがほかのメールに埋もれ、見逃されることを防ぐためにも大切です。

ポイント2．宛先は所属と宛名を忘れずに記載する

病院見学の申し込みメールは見学担当者に送りますが、基本的には、一度事務スタッフがメールを受け取り宛先を確認することになります。病院によってはメール本文に記された宛先に基づき、メールを自動振り分けしていることもあるでしょう。

いずれにしても、宛先を正しく書かなければメールが担当者に届きません。宛名はもちろん、相手の所属も忘れず記載し、担当者に確実に届くメールを作りましょう。

ポイント3．挨拶は短く、用件は端的に記載する

病院見学をしたいとのメールを送る場合は、病院にお願いしている立場であるとのことを忘れず、「突然ご連絡失礼いたします」「お忙しいとは存じますが」といった挨拶、気遣いの言葉は必ず入れましょう。

もちろん、挨拶が長くなりすぎてはいけません。先述のとおり相手は忙しい中でメールの確認や対応をしています。挨拶はメール本文の頭に1～2行、末尾に1行程度に留めること、挨拶の後は端的に用件を伝えることが大切です。

具体的にどんな挨拶を書けばいいのかは、後述の例文を参考にしてください。

ポイント4．見学を希望している理由を伝える

用件を端的に伝えることも大切ですが、「病院見学を申し込みたい」だけではいけません。

「なぜ貴院を見学したいのか」との理由が明確にないと、相手は「ほかの病院でもいいのでは？」と思い、断られる可能性もあります。なぜその病院を見学したいと思ったのか、理由も添えて連絡しましょう。

ポイント5．希望日時を複数提示する

病院見学の希望日時はなるべく多く提示しましょう。相手はほかの仕事や用事の合間に見学の対応をしてくれます。希望日時が少ないと、都合が合わないかもしれません。

はじめからなるべく多くの希望日時を提示することで、「どの日程も埋まっており対応できません。ほかにご都合よろしいタイミングはございますか？」というやり取りを防ぎやすくなります。メールをやり取りする回数を少なくするための工夫も、相手への配慮です。

ポイント6．署名にはつながりやすい連絡先を記載する

自分の所属や連絡先を伝えるためにも、メール本文の末尾に「署名」を入れましょう。署名には自分の名前や住所、連絡先などを記載します。

署名に入れる連絡先にはなるべくつながりやすいものを選びましょう。特に電話番号は私用のスマホのもの、いつでも持ち歩いていてすぐに出られるものが適しています。電話がつながらないとなると、相手は何度も電話をかけ直すことになるので、特定の電話に出られない時間があるのであれば、記載しておくのも一案です。

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