パワーポイントを作成した後、他の人にファイルを共有する際には、どのように行ったらいいのでしょうか。
本記事では、パソコンやスマホからファイル自体を共有する方法や、ZoomやSkypeなどで画面を共有する方法を解説。また、共有する際や、共有されたパワーポイントにコメントを入れる方法についても紹介します。
- パソコンやスマホでパワーポイントを共有する方法
- ZoomやSkypeでパワーポイントを共有する方法
- 共有する・されたパワーポイントにコメントをする方法
パワーポイントのファイルを共有するメリット
パワーポイントのファイルは、ダウンロードをしてファイルを送付したり、オンライン上で他の人に共有したりすることが可能です。では、共有することでどのようなメリットがあるのでしょうか。
以下では、パワーポイントのファイルを共有するメリットをご紹介します。
メリット1．共同で編集できる
パワーポイントのファイルを共有する1つ目のメリットは、共同で編集できることです。
同じパワーポイントファイルを協力して作成できるため、「あとからグループメンバーのパワーポイントをまとめる」のような二度手間を行う必要がなくなります。
また、オンライン上で共有した場合、同じ画面を見ながら作業ができるので、相手の進捗度も知ることもできます。
メリット2．コメントができる
パワーポイントのファイルを共有する2つ目のメリットは、コメントができることです。
例えば、「文字の大きさ」について自分が納得できないことがあれば、相手にコメントをして文字の大きさについて指摘することが可能です。
一緒にいなくてもそばで会話しているように編集できるのが魅力です。
パソコンでパワーポイントのファイル共有する方法
作成したパワーポイントは、メールやURLを使って共有しましょう。
以下では、パソコンでパワーポイントを共有する方法を画像を使ってご紹介します。
相手がパワポを持っていない人のためにGoogleドライブで共有する方法もご紹介するので、ぜひ参考にしてくださいね。
メールで共有する
相手のメールアドレスを知っていてパワーポイントを使用している場合はメールでファイルを共有することをおすすめします。
STEP1．「共有」>「共有」を開く
まずは、右上にある「共有」から「共有」を開きます。パワーポイントの画面は、バージョンによって異なる場合がありますが、操作自体はほとんど同じなので安心してくださいね。
STEP2．メールアドレスを入力する
「宛先、名前、グループまたはメール」と書かれた場所に、メールアドレスを入力します。
STEP3．相手が間違っていないか確認する
メールアドレスを入力すると、上記の画像のように相手の名前が表示されます。
STEP4．必要ならばメッセージを入力する
「メッセージ」と書かれた場所に、相手に送るメール内容を入力することが可能です。
上司や先輩などにパワーポイントを共有したい場合は、メッセージを入力すると丁寧でしょう。
STEP5．「送信」をクリック
メールアドレスを入力し、必要ならば「メッセージ」を入力したあとは「送信」を押しましょう。
「送信」を押すと、「リンクが送信されました」と表示されます。相手にメールが届いているのか確認してもらい、アクセスできるのかチェックしてもらいましょう。
URLで共有する
大勢に共有したい場合は、メールアドレスを一つずつ入力するのは大変なので、共有用のURLを発行することをおすすめします。
共有用のURLにアクセスすることで、パワーポイントのソフトを持っているユーザーは、編集したり、スライドを閲覧できたりします。
STEP1．「共有」>「共有」をクリック
共有用のURLを発行する方法は、「共有」>「共有」をクリック。
STEP2．「リンクのコピー」をクリック
リンクのコピーの「コピー」をクリックします。
STEP3．「リンクを知っていれば誰でも編集できます」をクリック
URLを知っている人がだれでも編集できることに問題がある場合は、権限を変更しましょう。
「リンクを知っていれば誰でも編集できます」ボタンをクリックすると、共有の設定が表示されます。
STEP4．「表示可能」に変更する
編集可能をクリックし、「表示可能」に変更します。表示可能では、パワーポイントの内容を変更できません。
人によって権限を変えたい場合は「メール」などを使用することをおすすめします。
STEP5．リンクをコピーして共有する
表示されているリンクをコピーして、URLを共有しましょう。
Googleドライブで共有する
パワーポイントを共有する相手がMacユーザーの場合、パワーポイントの共同編集が行えない可能性が高いです。また、相手がパワーポイントのソフトを持っていない場合も、共同編集することが難しいです。
その場合は、パワーポイントではなくGoogleドライブでダウンロードしたパワーポイントファイルを共有し、Googleドライブで共同編集を行えるようにすることをおすすめします。
STEP1．「新規」をクリック
まずは、グーグルドライブを開き「新規」をクリック。
STEP2．「ファイルのアップロード」をクリック
「ファイルのアップロード」をクリック。
STEP3．アップロードしたいファイルを選ぶ
アップロードしたいファイルを選びます。
STEP4．アップロードされたファイルを開く
ファイルをアップロードできると、上記の画像のように右下にファイルが表示されます。
PPTXファイルをGoogleスライドで共有できました。