「会議室難民」を出さないためにできること

　では、「会議室難民」を出さないために何ができるか。 まず簡易的な策として、会議室利用に関するルールをつくることが挙げられる。特定の部署や人が会議室を占拠することのないように、オフィスの会議室を管理する予約システムなどをつくり、誰がいつどの会議室を利用しているのか、見える化するのだ。そうすることで、譲り合いや調整ができる。

　それでも会議室が混み合ってしまうときには、個人が自宅やコワーキングスペースで仕事をするのも一つの選択肢だ。コワーキングスペースは、費用面や情報漏洩などが気になるが、現在はアクセアカフェのようにドロップインで利用でき、かつ個室ブースが設置されているところもある。会議室難民になりそうなときに備え、会社や取引先、自宅近くなどアクセスのよい場所にあるコワーキングスペースを確認しておくとよいだろう。

「会議室難民」ゼロのオフィスにするための根本的解決法

　とはいえ、ルールづくりや個人の努力では限界がある。高まる会議室需要に対し、物理的に会議室が増えなければ、「会議室難民」問題を根本的には解決できない。

　解決策の一つとしては、オフィスの改装が挙げられる。オンライン会議用の部屋を新設し、with/afterコロナの働き方に適したオフィスレイアウトにするのだ。ただ、改装にはコストがかかる。コロナ禍で働き方が日々変化する中、数年後のオフィスのあり方を予測することはむずかしく、すべての会社が改装に踏み切れるわけではない。コストに加え、改装するための人的・時間的リソースを捻出できない企業もあるだろう。

　そういった場合におすすめなのが、個室ブースの導入だ。オンライン会議の普及に伴い、個室ブース市場は拡大を続けている。オフィス向けの商品も多く登場しており、プラザクリエイトの「One-Bo」やオカムラの「テレキューブ」、富士フイルムビジネスイノベーションの「CocoDesk」など、さまざまなメーカーが異なる価格帯やデザインを展開している。駅ナカや空港、ショッピングモールなどにも姿を見せるようになった個室ブースは、人々にとっても身近な存在となりつつある。

　費用面の例としては、「One-Bo」が約50万円台、「テレキューブ by アイリスチトセ」は約70万円から購入できる（いずれも設置工事費用は除く）。また、多くの個室ブースは移動が可能なため、オフィスのレイアウトを変更する際も問題なく使い続けることができる。さらには、将来オフィス移転や改装をすることになっても、購入したのであれば会社の資産として転移先に持っていけるメリットもある。

　今後もコロナ禍のオフィスは変化をし続けるだろう。そのたどり着く先は未だ予想しがたいが、まずは直近の課題である「会議室難民」を解消するためにも、個室ブースの導入は検討する価値があると言える。（プラザクリエイト One-Bo事業部部長 木村 漠）

提供元・BCN+R

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