歓送迎会や会議の日程調整など、参加者が多いイベントの日程を調整するのに「調整さん」というWebサービスがとても便利である。しかし、調整さんの作り方がよくわからないという声も多い。この記事では、調整さんの作り方などについて詳しく解説する。
「調整さん」とは
会社の仕事や大学の授業でテレワークが主流となり、オフィスや教室で同僚やクラスメート、サークル仲間と顔を実際に合わせる機会が少なくなってしまったという方も多いことだろう。
顔を合わせる機会が多ければ、飲み会や会議、ちょっとした顔合わせなどのイベントの日程調整も、人が集まったときに気軽に行える。しかし、テレワーク中心の生活では、ちょっとした日程調整が難しいのが現状だ。
そこで、日程調整できる人気Webサービス「調整さん」がオススメだ。この記事では、調整さんとはどのようなWebサービスで、主催者のイベントの作り方などの使い方はどうしたらいいのか、詳しく解説する。
・URLを共有してスケジュール調整ができるWebサービス
調整さんとはWeb上で簡単に主催者がイベントを設定して、参加予定者との日程調整ができる人気のWebサービスである。
飲み会や会議の日程調整というと、通常は主催者がメールやLINEで参加予定者の都合のいい日を聞いて、その上で主催者が日程調整するのが一般的なやり方だ。しかし、参加者の人数が多いと、主催者がメールやLINEの返信を取りまとめるだけで大変な手間になってしまう。
調整さんを使うと、主催者がいくつか提案した日程に対して参加者が参加できるかどうかを簡単に返事ができて、参加できる人が多い日程を簡単に選択できる。イベントの日程調整にいつも困っている主催者の人は、ぜひ調整さんを使ってみよう。
「調整さん」が人気の理由
Webサービスの調整さんは、イベントの主催者の方にとても人気で、利用者が大きく増加している。Webサービスでもアプリでも、日程調整できるツールは他にも色々とある中で、特にWebサービスの調整さんに大きな人気が集まっている理由とは、どのような理由なのだろうか。調整さんが人気の理由を解説する。
【理由①】アカウント登録不要で手軽に使える
調整さんが人気の理由の一つには、イベントの主催者も主催者から出欠連絡を求められる参加者も、アカウント登録無しで手軽に利用できるという点がある。アプリでもWebサービスでも、同じような日程調整ツールの中には、参加者はアカウントなしでも利用できても、主催者にはアカウント登録を求めるものがある。
アカウント登録はメールアドレスだけだとしても、登録したメールアドレスに後々たくさんのメルマガが送られてくる可能性がある。できることなら、Webサービスやツールに自分の個人情報を渡したくないと考えるユーザーは多いものだ。
その点、調整さんならアカウント登録をしなくても、イベントの作成も出欠の返事も簡単にできる。出欠確認のときに名前を入力しなければいけないが、Webサービスへの名前の入力が不安なら、主催者にだけわかるニックネームを使うことも可能だ。
アカウント登録無しで使える日程調整ツールであるということが、調整さんが人気の理由の一つである。
【理由②】集計を自動的にやってくれる
調整さんが人気の理由とは、参加予定者からの返事の集計を自動で行ってくれる便利な点にある。主催者が調整さんで提案した日程ごとの参加者の返信は自動で集計される。どの日程なら最も多くの人が参加できるのかが、自動でわかるので調整さんはとても便利なのである。
LINEのトークルームで使える日程調整ツールにも便利な自動集計機能がついているが、参加者全員のLINEアカウントを知らないと利用できない。また、参加して欲しいメンバーがLINEのグループトークに参加していないこともある。
調整さんなら特定のアプリを使っていなくても誰でも使えるWebツールなので、メールや電話番号しかわからない相手にもSMSで調整さんのURLを送ることができる。もしも調整さんを使わずに、メールやSMSだけでイベントの日程調整をしようとすると、届いた返事の集計は手動での集計になる。
参加人数が多いと手動集計はとても手間のかかる大変な作業になってしまうので、調整さんを使うととても便利になる。自動集計機能が使える点が、調整さんの人気の理由である。
【理由③】さまざまなデバイスから使える
調整さんが人気の理由とは、調整さんがブラウザで利用するWebサービスであるという点である。もしも調整さんがアプリであれば、アプリを使っていない人とは日程調整ができない。また、アプリであれば使えるデバイスの種類が限られているものも多い。
しかし、調整さんはブラウザで開けるWebサービスである。ブラウザはPCでもスマホでもタブレットでも利用できるので、デバイスの種類を問わず、誰とでも日程調整が可能である。
iPhoneユーザーだけ、Androidユーザーだけ、PC同士だけ、といったデバイスの縛りなく、相手がどのようなデバイスを使っていても利用できるという点が、調整さんが人気の理由である。
「調整さん」の作り方【主催者の場合】
それでは調整さんの作り方とはどのようにすればいいのだろうか。ここからは、調整さんでイベントの出欠表の作り方と使い方について見ていこう。飲み会や会議などのイベントの主催者が、イベントの予定と出欠表を作って、候補日程を参加者へ送信するまでの使い方の流れは次のとおりである。
イベントの主催者は調整さんのWebサイトを開いて作成していこう。
【手順①】イベント名を入力する
主催者が調整さんのWebサイトを開いたら、まずはイベント名を入力する。
必要に応じてメモにテキストを入力することもできる。
イベントの趣旨や出欠の返信の締切日はこちらに記載しよう。
【手順②】候補日程を入力する
次にイベントの候補日程を入力する。画面上のカレンダーで候補日をクリックすると、その日付が入力される。
時間も自動で入力されるが変更したければ手動で変更できる。
【手順③】「出欠表をつくる」ボタンを押す
イベントの名前の設定と候補日程の設定ができたら、利用規約をよく読み、同意できたら出欠表の作成ボタンを押す。
するとイベントページが作成される。
【手順④】発行されたURLをコピーし参加者に知らせる
イベントページが作成されると、そのURLが調整さんから発行される。
