Gmailを使っているなら知っておきたい超便利ワザ10選まとめ

【6】受信トレイの最上部に重要なメッセージを表示させるワザ

長引くテレワーク化によって、取引先だけでなく社内のオンライン会議なども非常に増えたと感じている人もいるだろう。とくに、打ち合わせや会議の日時が記載されたメールはしっかり管理したいところ。しかし、1日に数十件ものメールをやり取りしていると、確認したい内容がほかのメッセージに紛れ、目当てのメールをすぐに見つけられない場合も多い。そこで便利なのが、設定した日時に見たいメッセージを受信トレイの最上部に自動表示するGmailの「スヌーズ（目覚まし）機能」だ。これなら、大量のメールを受信しても、大切なメールをすぐに見つけられるだろう。

（画像＝Gmailのスヌーズ機能を使うには、重要なメッセージを開いた状態で、時計アイコンから日時を指定するだけでいい、『オトナライフ』より引用）

【7】テレワークや休暇の連絡を自動返信するワザ

働き方が多様化している現在、社員全員が必ずしも出社しているわけない。そんな状況なら、取引先には自分の作業環境を知らせておくのが賢明だろう。たとえば「在宅勤務期間中です。お急ぎの場合は携帯電話へご連絡ください」や「〇月〇日～〇日まで長期休暇をいただいております。期間中は弊社〇〇までご連絡くださいませ」など、長期間出社できないときは、不在メールを自動返信するのがベストだ。もちろん、Gmailにも自動返信機能が搭載されているので、相手先にメールのレスポンスでストレスを与えないよう、Gmailの自動返信機能を使いこなそう。

（画像＝Gmailの自動返信を設定するには、Gmailの歯車アイコンから「すべての設定を表示」を押す（上写真）。続いて「全般」の下にある「不在通知ON」をクリックし、自動返信期間・件名・本文を入力したら「変更を保存」を選択すればいい（下写真）、『オトナライフ』より引用）

【8】仕事効率アップ必至のショートカットワザ

「Word」や「Excel」と同じように、実はGmailにもショートカットが割り当てられているのをご存じだろうか？　デフォルトでは機能が無効になっているが、ショートカットを利用することで、新規メールの作成やすぐ確認しなくていいメッセージをアーカイブするなど、マウスで操作するより素早くメッセージの処理＆管理が可能になる。ここでは、頻繁に使用する8つのショートカットキーを紹介しよう。

（画像＝Gmailはショートカットキーの機能が無効になっている。まずは、歯車アイコンから設定画面を開き、「キーボードショートカットキーON」をクリックして有効にしよう。設定を変更したら画面下の「変更を保存」を忘れずに！、『オトナライフ』より引用）

（画像＝Gmailのショートカットキーは数多く用意されているが、ここでは頻繁に使う8キーをピックアップして紹介する。キー単体で実行できるので覚えるのも簡単だ、『オトナライフ』より引用）

【9】フィルタ＆ラベルでメールを自動的に振り分けるワザ

Googleのビジネス向けサービス（Google Workspace、旧G Suite）を導入する企業が500万社を突破しているという。Gmailをプライベートで使うだけならメールの件数も少ないし、いちいち管理するほどではないが、仕事で使うとなると話は別だ。1日に届くメールの件数は増え、見落としや対応漏れがあると大きなトラブルになる恐れも……。実は「Outlook」などのメーラーと同じように、Gmailにも「メールの振り分け機能」が搭載されているので、ビジネスシーンで使うなら積極的に活用しよう。
ちなみに、メーラーでは振り分けられたメッセージが「フォルダ」に自動で入るが、Gmailでは「ラベル」で管理することになっている。名前こそ違うが「フォルダ＝ラベル」と認識していいだろう。届いたメッセージを案件や差出人ごとに分けて、メールのトラブルを防ごう。

（画像＝Gmailの自動振り分け機能はフィルタの設定で行える。メッセージを開き、画面右上の「…」アイコンから「メールの自動振り分け設定」を選択（上写真）。「添付ファイルあり」にチェックを入れて「フィルタを作成」をクリックしよう（下写真）、『オトナライフ』より引用）

（画像＝1）「受信トレイをスキップ」、（2）「ラベルを付ける」、（3）「2通の一致するメールもフィルタを適用」にチェックを入れ、最後に（4）「ラベルを選択」をクリックする（上写真）。次に「新しいラベル」を選択しよう（下写真、『オトナライフ』より引用）

（画像＝ラベルの作成画面が開くので、ラベル名を入力して「作成」を押そう（上写真）。そして「フィルタを作成」をクリックすれば、該当するメールはすべて「受信トレイ」ではなく追加したラベルに割り振られる（下写真）、『オトナライフ』より引用）

【10】テーマでGmailの見た目をオシャレに見せるワザ

Gmail標準の画面は白一色で実に味気ない。せっかく毎日使うのだから、好きなテーマ（背景）で自分らしくカスタマイズしてみよう。標準搭載されているのは風景系が250点、単色やイラスト物は35点ほどあるが、自分で撮影した写真やお気に入りの写真も登録することができる。適用するテーマによって、気分がアガるだけでなく、画面が見やすくなり仕事の効率もアップするかも！

（画像＝Gmailのテーマ適応を設定するには、歯車アイコンから「テーマ」→「すべて表示」をクリック（上写真）。テーマが表示されるので、好きなテーマを選択して「保存」を押せばOK。自分が撮った写真は「マイフォト」から登録できる（下写真）、『オトナライフ』より引用）

文・小沢陽子（フリーライター）／提供元・オトナライフ

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